KlubOS od pierwszego logowania do zamkniętego miesiąca

01Jak działa KlubOS

Cztery zasady, które tłumaczą całą resztę.

Jedna baza, nie zestaw narzędzi

Zawodnik dopisany na liście pojawia się od razu w obecnościach, w naliczaniu składek, w Strefie Rodzica i w raporcie do dotacji — bez przepisywania. To wygoda, ale ma cenę: błąd też się rozchodzi. Źle przypisana grupa zmienia jednocześnie składkę i frekwencję. Dlatego przy danych podstawowych warto być dokładnym raz, zamiast poprawiać w pięciu miejscach.

Role decydują, co widzisz

Trener nie widzi finansów, księgowa nie widzi danych medycznych, fotograf widzi galerie. To nie jest chowanie przycisków — pilnuje tego baza danych, więc nawet wpisanie adresu ręcznie nic nie da. Jeśli ktoś „nie widzi zakładki", w dziewięciu przypadkach na dziesięć to rola, a nie usterka.

Pieniądze mają dwa różne znaczenia

Zaległość to wszystko, co nieopłacone — łącznie z ratami, których termin dopiero nadejdzie. Wymagalne to tylko to, czego termin już minął. Klub widzi pierwsze (bo to jego należność), a rodzic płaci drugie. Przy racie rocznej pomylenie ich to różnica między 140 a 1400 zł.

Nic nie wysyła się samo, dopóki nie włączysz

Wszystkie automaty — naliczanie, przypomnienia, windykacja, rachunki, prośby o opinię — są domyślnie wyłączone. Włączasz je świadomie i możesz najpierw uruchomić na sucho.

02Pierwsze uruchomienie

Kolejność nie jest dowolna — każdy krok karmi następny.

1. Dane klubu Ustawienia → Klub i marka — nazwa, logo, adres, NIP, numer konta, kontakt. Konto bankowe trafia potem na wezwania, kod QR przelewu i fakturę; bez niego rodzic dostaje przypomnienie, z którego nie da się zapłacić.
2. Sale i lokalizacje Dziś w klubie → Sale i lokalizacje — jeśli prowadzisz zajęcia w kilku miejscach, załóż je teraz. Grafik i wszystkie filtry lokalizacji opierają się na tym słowniku.
3. Grupy treningowe Zawodnicy → Grupy — nazwa, limit miejsc, próg rentowności, kod QR do check-inu. Limit i próg sterują kolorami na liście.
4. Grafik Dziś w klubie → Grafik treningów — dni, godziny, sala. Grafik wyznacza okno check-inu QR, „najbliższy trening" na stronie klubu i godziny w formularzu zapisu.
5. Zawodnicy Zawodnicy → Import z pliku (CSV) albo ręcznie. Import prowadzi przez dopasowanie kolumn i sam tworzy brakujące grupy.
6. Opiekunowie Zawodnicy → Opiekunowie — imię, e-mail, telefon. Z tych adresów pójdą zaproszenia do Strefy Rodzica.
7. Plany opłat Finanse → Plany opłat — dopiero teraz, bo plan przypisuje się do istniejących zawodników.
8. Dokumenty prawne Ustawienia → Dokumenty prawne — wygeneruj politykę prywatności i zgody. Rodzic akceptuje je przy pierwszym logowaniu.
9. Gotowość klubu Ustawienia → Gotowość klubu — ekran kontrolny: co masz gotowe, a czego jeszcze brakuje.

03Pulpit i nawigacja

Menu jest ułożone według tego, jak często się z czegoś korzysta: Dziś w klubie na górze (praca trenera), potem Zawodnicy, Życie klubu, Sport, Finanse, Komunikacja, Strona, a Ustawienia na końcu. Menu dopasowuje się do roli i do dyscypliny — klub judo nie zobaczy tabeli ligowej, a klub koszykówki egzaminów na pas.

Pulpit zbiera to, co wymaga uwagi dziś: zaległości, nowe zgłoszenia, dokumenty do odnowienia, najbliższe wydarzenia.

04Zawodnicy

Kartoteka, z której korzysta cała reszta systemu.

Karta zawodnika zbiera dane osobowe, przynależność do grup, dokumenty (licencja, ubezpieczenie, badania), obecności i frekwencję, składki, wyniki, stopnie, notatki trenera oraz zgody. Profil publiczny na stronie klubu pokazuje się wyłącznie za zgodą rodzica.

Kod płatności

Każdy zawodnik ma własny kod, który rodzic wpisuje w tytule przelewu. To on pozwala systemowi dopasować wpłatę automatycznie przy imporcie wyciągu. Kod widać na karcie zawodnika, w Strefie Rodzica i na wezwaniu do zapłaty.

Braki danych

Lista zawodników ma kokpit braków: ilu zawodnikom brakuje rocznika, płci, grupy albo opiekuna. Kliknięcie w kafelek filtruje listę do tych osób. Warto to wyzerować na starcie — rocznik steruje zniżką rodzinną i kategoriami na zawodach, a opiekun całą Strefą Rodzica.

Odejście z klubu

05Grupy treningowe

Grupa ma nazwę, limit miejsc, próg rentowności, prowadzącego i kod QR do check-inu na drzwiach. Zawodnik może należeć do kilku grup — to normalne i nie powoduje podwójnej składki: naliczamy jedną składkę na zawodnika za okres, biorąc najwyższy z jego planów.

Lista grup to siatka kart z paskiem zapełnienia składu:

Klub prowadzący zajęcia w kilku miejscach filtruje listę po lokalizacji. Grupa, która ma poniedziałek w szkole, a środę w klubie, jest w obu miejscach naraz — i tak ma być.

Jak rozliczamy tę grupę

Sposób rozliczania wybierasz od razu przy zakładaniu grupy, jednym polem:

Ten wybór zakłada w tle plan opłat przypięty do tej grupy. Znajdziesz go później na liście planów pod nazwą w rodzaju „Dzieci 7-9 — składka miesięczna". Zmiana kwoty na karcie grupy zmienia ten sam plan — nie powstaje drugi.

Na liście grup przy każdej karcie widzisz kwotę z planu i tryb („120 zł / mies.", „20 zł za wejście") albo napis „bez planu opłat". To ostatnie jest informacją, nie pustką: w tej grupie nie nalicza się nic.

06Sale i lokalizacje

Sala to nazwa plus adres — i każda może być pod innym adresem, bo klub bywa rozrzucony po szkołach. Na salach buduje się grafik.

Przegląd „co się dzieje w którym miejscu"

Na górze ekranu sal jest przekrój: ile grup, ilu zawodników, ile odbytych zajęć i jaka frekwencja — per lokalizacja, w oknie 30, 90 dni albo roku. To odpowiedź na pytanie, którego klub w szkołach wcześniej nie mógł sobie zadać: czy te zajęcia w tej szkole się trzymają?

Które zajęcia wchodzą do przekroju

Kolumna „Zajęcia" liczy zajęcia odbyte, czyli takie, na których ktoś odhaczył obecność. Sesja założona samym otwarciem grupy w kalendarzu, bez ani jednego odhaczenia, nie jest zajęciami i się nie liczy — tak samo jak w dzienniku miesięcznym. Dzięki temu obie liczby są takie same, a klub nie musi tłumaczyć szkole, dlaczego panel podaje dwie różne wartości.

Zajęcia przypisują się do sali po terminie z grafiku na dany dzień tygodnia. Grupa trenująca w poniedziałek w szkole i w środę w klubie ma więc poniedziałki policzone szkole, a środy klubowi — nie komplet w obu miejscach.

Sala, którą wpiszesz do terminu, musi należeć do Twojego klubu. Przy zajęciach w cudzym obiekcie dodaj tę salę u siebie — adres jest polem tekstowym, więc nic nie stoi na przeszkodzie.

07Grafik treningów

Cały tydzień na jednym ekranie. Dodajesz termin: grupa, dzień, godzina od–do, sala. System pilnuje kolizji w obrębie tej samej grupy i dnia.

Grafik nie jest tylko informacją — wyznacza okno check-inu QR, zasila „najbliższy trening" na stronie klubu i listę godzin w formularzu zapisu na trening próbny.

Filtr lokalizacji pozwala pokazać grafik jednej szkoły, a przycisk Drukuj grafik drukuje dokładnie to, co widać — najczęściej po to, żeby dać kartkę dyrekcji szkoły.

08Opiekunowie

Opiekun to osoba. Konto powstaje dopiero, gdy rodzic się zaloguje.

Powiązanie rodzic–zawodnik jest podstawą Strefy Rodzica, check-inu QR i wszystkich wiadomości. Jeden opiekun może mieć kilkoro dzieci — i właśnie po tym system rozpoznaje rodzeństwo przy zniżce rodzinnej.

Cztery koszyki zapraszania

Filtr na liście dzieli opiekunów według tego, co trzeba z nimi zrobić dalej:

Kody do wydruku

Na górze ekranu generujesz kody per dziecko i drukujesz je jako karteczki do rozdania na treningu. Rodzic zakłada konto, wpisuje kod i dziecko podłącza się natychmiast. To najszybsza droga w klubie, w którym połowa rodziców nie podała adresu — i jedyna dla tych, którzy adresu nie mają w ogóle.

Kod ma termin ważności

Kod działa 30 dni od wystawienia. Kartka, która przeleżała semestr w szufladzie, już nie zadziała — i to jest zamierzone: wydrukowany kod to klucz do danych dziecka, a klucz bez terminu zostaje aktywny na zawsze.

Na liście kod przeterminowany liczy się jak brak kodu: wpada do koszyka „do wygenerowania”, a nie do wydruku. Dzięki temu „Wygeneruj brakujące” realnie odświeża to, co trzeba, zamiast raportować komplet i drukować martwe karteczki.

09Prośby rodziców

Rodzic, który znalazł swoje dziecko w Strefie, może poprosić o dostęp. Prośba czeka tutaj na zatwierdzenie — i dopiero ono tworzy powiązanie. To zabezpieczenie: dostępu do danych dziecka nie przyznaje się automatycznie nikomu, kto wpisze nazwisko.

10Kadra trenerska

Lista trenerów pokazywana na stronie klubu i używana przy przypisywaniu grup.

11Import z pliku (CSV)

Przeniesienie bazy z Excela zajmuje kilka minut: wgrywasz plik, wskazujesz, która kolumna to imię, nazwisko, grupa i dane opiekuna — resztę system robi sam. Brakujące grupy powstają automatycznie.

Import jest bezpieczny do powtórzenia — ponowne wgranie tego samego pliku nie tworzy duplikatów. To ważne, bo pierwszy import prawie nigdy nie jest ostatni.

12Dziś na treningu

Jeden ekran na jeden trening: dzisiejsze grupy, godziny, sala i szybkie przejście do obecności. Obok są skróty do dziennika, wiadomości do grupy i wyników. Ten ekran jest pomyślany pod telefon w szatni, nie pod biurko.

13Obecności

Najczęściej używany ekran w całym systemie.

Wybierasz grupę i datę — lista wczytuje się sama. Statusy: obecny, spóźniony, usprawiedliwiony, nieobecny. Spóźniony liczy się do frekwencji jako obecny.

„Wszyscy obecni" to jeden klik, po którym odznaczasz dwóch–trzech nieobecnych. Jeśli nic nie zmienisz i zapiszesz, system dopyta — bo jednym odruchem da się zawyżyć frekwencję, z której klub rozlicza dotację.

Check-in QR

Kod QR grupy powieszony na drzwiach pozwala rodzicowi odhaczyć dziecko telefonem. Check-in działa w oknie czasowym wyznaczonym przez grafik, więc nikt nie odhaczy się dzień wcześniej. Wpisy z QR i ręczne trafiają do tej samej sesji treningu.

Dziennik miesięczny

Druga zakładka to klasyczny dziennik: siatka zawodnicy × dni z oznaczeniami i procentem frekwencji. To najczęstszy załącznik do rozliczenia dotacji — urzędy chcą szczegółu, nie samego podsumowania.

14Zgłoszone nieobecności

Rodzic zgłasza nieobecność z wyprzedzeniem w Strefie — z powodem (choroba, wyjazd, szkoła, inne). Sprawdź tę listę przed wejściem na salę, zamiast czekać na spóźnialskich. Zgłoszona nieobecność podpowiada się potem przy odhaczaniu.

15Konspekty zajęć

Biblioteka scenariuszy plus zapis tego, co faktycznie było.

Konspekt ma cel zajęć, rozgrzewkę, część główną, wyciszenie, potrzebny sprzęt, czas trwania i wskazówkę, dla kogo jest. Sprzęt widzisz przed wyjazdem do szkoły, a nie na miejscu — to drobiazg, który oszczędza jedne zmarnowane zajęcia.

Przypisanie zajęciom

Przy sesji dnia (ekran obecności) wybierasz konspekt z biblioteki i dopisujesz, co faktycznie się wydarzyło. Gdy ten sam temat idzie w tygodniu do kilku grup, użyj „Przypisz do zajęć" w bibliotece — zaznaczasz grupy i zakres dat, a lista pokazuje, które zajęcia mają już wpisany temat, żeby nadpisanie było świadome.

Konspekt można wydrukować — szkoły i grantodawcy nadal proszą o papier. Wariant („to samo, ale dla pięciolatków") robisz przyciskiem Duplikuj. Zamiast kasować, przenoś do archiwum: zajęcia z przeszłości zachowają temat.

16Notatki o zawodnikach

Jednym kliknięciem zostawiasz obserwację ze znacznikiem („dobra praca", „postęp w padach", „gotowy do egzaminu"), opcjonalnie z notatką. Rodzic widzi to w Strefie jako feed „co u dziecka".

To jedno z najmocniejszych narzędzi retencji, jakie ma klub, i kosztuje trenera dziesięć sekund. Rodzic, który co tydzień widzi konkret o swoim dziecku, nie zastanawia się, za co płaci.

17Radar rezygnacji

Lista dzieci, które trenowały, ale nie pojawiły się od dłuższego czasu — zanim odejdą na dobre. Odzywasz się jednym kliknięciem (SMS albo e-mail) albo zaznaczasz wielu i wysyłasz wiadomość win-back hurtem.

Zadzwoń, zanim rodzic sam powie „rezygnujemy". Po tym zdaniu wraca mało kto.

18Wyzwania frekwencyjne

Ustawiasz cel (np. 12 treningów w miesiącu), a rodzic widzi postęp dziecka w Strefie. Proste, a działa — zwłaszcza w grupach dziecięcych, gdzie motywacja bywa sezonowa.

19Model składek

Trzy pojęcia, które warto rozdzielić raz a dobrze.

Zasada nadrzędna: jedna składka na zawodnika za okres, niezależnie od liczby grup. Gdy dziecko ma kilka planów, bierzemy najwyższy.

20Plany opłat

Plan ma nazwę, kwotę i tryb liczenia:

Poprawiona frekwencja, poprawiona kwota

Kwota składki „za wejście” zapisuje się w chwili naliczenia i sama się nie zmienia. Trener odhaczył „wszyscy obecni” razem z dwojgiem dzieci, których nie było — kadra poprawia frekwencję i musi jeszcze kliknąć Przelicz przy tej należności (Wpłaty / płatności). Kwota liczy się od nowa z aktualnego dziennika.

• Działa tylko na należności nieopłaconej. Po zapłacie idzie się przez zwrot, nie przez korektę kwoty.
• Ryczałt nie zależy od frekwencji, więc przycisk powie o tym wprost zamiast udawać, że coś przeliczył.
• Jeśli z dziennika wychodzi zero wejść, kwota NIE zmienia się sama. System o tym mówi i zostawia decyzję kadrze — bo anulowanie składki zamyka ten okres na stałe, a pusty dziennik zwykle znaczy „trener nie zdążył wpisać”, a nie „zajęć nie było”.
• Jeśli dziecko ma kilka planów, przeliczenie bierze — jak zawsze — najwyższy. Korekta w dół nie zejdzie więc poniżej ryczałtu, który dziecku i tak przysługuje.

Co dokładnie liczy się jako wejście

Liczą się obecności ze statusem obecny i spóźniony. Usprawiedliwiona nieobecność nie jest wejściem, więc rodzic za nią nie płaci.

Dwie rzeczy, które warto znać, zanim wystawisz pierwszy rachunek:

• Plan przypięty do grupy liczy tylko wejścia TEJ grupy. Dziecko chodzące na zajęcia w przedszkolu (plan za wejście) i na sekcję klubową (ryczałt) nie dostanie rachunku za wszystkie treningi razem. Plan bez wskazanej grupy dalej obejmuje cały klub — to jest sposób na „karnet na wszystko”.
• Odwołane zajęcia nie są płatnym wejściem, nawet jeśli obecność była już odhaczona przed odwołaniem. Klub, który wysłał rodzicom wiadomość „trening odwołany”, nie może za te zajęcia wystawić rachunku.

Plan przypisujesz zawodnikom hurtem: Zawodnicy → filtr grupy → zaznacz → Przypisz plan. Zawodnik zwolniony ze składki (exempt) zachowuje to zwolnienie także przy zmianie planu.

21Progi składek i zniżki rodzinne

Progi wg grup

Finanse → Progi składek pozwala ustawić inną kwotę dla różnych grup bez zakładania osobnych planów — wygodne, gdy cennik zależy od liczby treningów w tygodniu.

Zniżki rodzinne

Finanse → Zniżki rodzinne — drugie i kolejne dziecko płaci mniej (procentowo albo kwotowo), a wskazane dziecko może mieć trening za darmo. Kolejność rodzeństwa liczy się według rocznika.

22Naliczanie składek

Finanse → Należności → Nalicz składki. Podajesz etykietę okresu (np. Składka 09.2026) i termin płatności.

Zanim cokolwiek powstanie, zobaczysz podgląd: ilu zawodników, na jaką kwotę i — co ważniejsze — kto zostanie pominięty i dlaczego. Powody bywają różne: brak planu, zwolnienie, zawieszenie, wstrzymana składka, zero obecności przy trybie za wejście, albo istniejąca już należność za ten okres.

Naliczanie jest bezpieczne do powtórzenia — drugie uruchomienie na ten sam okres nie zdubluje należności.

23Raty i harmonogramy

Na liście zawodników zaznaczasz dzieci i wybierasz „Rozłóż na raty…". Podajesz kwotę całkowitą, liczbę rat, odstęp w miesiącach i termin pierwszej raty.

• Suma rat zgadza się z kwotą całkowitą co do grosza — reszta z dzielenia ląduje na ostatniej racie.
• Jedna rata = opłata roczna (bez absurdalnego „rata 1/1" w nazwie).
• Odstęp 3 miesiące daje rozliczenie kwartalne.
• Powtórzenie tego samego harmonogramu nie dubluje należności.
• Wycofanie harmonogramu anuluje tylko raty nieopłacone; opłacona zostaje, bo zwrot to osobna, świadoma decyzja.

24Cztery drogi wpłaty

25Przelewy bankowe

Bez integracji z bankiem i bez dodatkowych kosztów: wgrywasz wyciąg w formacie CSV, MT940 albo CAMT.053, a system dopasowuje wpłaty po kodzie płatności w tytule i po nazwisku. Resztę przypisujesz ręcznie — z podpowiedziami.

Nadpłata staje się kredytem i pokrywa najstarsze zaległości automatycznie, także te przyszłe. Rodzic widzi saldo portfela w Strefie.

26Kasa trenerska

Dwie rzeczy dziejące się w różnym czasie — i dlatego śledzone osobno.

Gdy rodzic daje trenerowi 150 zł na treningu, składka jest opłacona natychmiast — inaczej dostawałby wezwania mimo że zapłacił. Ale gotówka wraca do klubu dopiero przy rozliczeniu trenera — inaczej klub nie wie, ile kto ma przy sobie.

Trener wybiera zawodnika, widzi jego nieopłacone składki i rejestruje wpłatę. Osoba z uprawnieniami finansowymi widzi saldo per trener i rozlicza go jednym ruchem; od tej chwili te wpłaty są „w klubie".

Niepełna wpłata nie zamyka składki

Rodzic daje 50 zł przy składce 150 zł, „reszta w przyszłym tygodniu". Trener rejestruje 50 zł: gotówka wchodzi do jego salda, ale składka zostaje otwarta na różnicę. System powie wprost, że wpłata jest częściowa. Rodzic dalej widzi 100 zł do zapłaty i dalej dostaje przypomnienia — bo tyle rzeczywiście zostało.

To samo dotyczy nadpłaty: kwota inna niż należność nie domyka jej automatycznie. Różnicę rozlicza osoba od finansów, która widzi obraz całości.

Pomyłkę da się wycofać

Wpisane 1500 zł zamiast 150 zł poprawia osoba z uprawnieniami finansowymi przyciskiem Wycofaj przy wpisie na liście nierozliczonych wpłat. Wpis nie znika — zostaje w historii ze znacznikiem i powodem, ale wypada z salda trenera i z rozliczenia. Jeśli to ten wpis domykał składkę, składka wraca do stanu „do zapłaty”.

Wycofanie patrzy na to, który wpis realnie zamknął należność. Podwójne kliknięcie „Zapisz” tworzy drugie pokwitowanie, które niczego nie domknęło — wycofanie go zdejmuje tylko jego kwotę i nie otwiera składki opłaconej przez wpis poprawny.

Wpisu już rozliczonego nie da się wystornować. Księgowa potwierdziła przyjęcie tych pieniędzy — taka korekta idzie przez zwrot, nie przez cofnięcie historii.

27Należności i windykacja

Ekran pokazuje dłużników posortowanych po wielkości długu, z liczbą dni po terminie i kolorem powagi. Kliknięcie w wiersz prowadzi do zawodnika. Przy każdym są przyciski SMS i e-mail — SMS jest płatny, więc system pyta o potwierdzenie.

28Faktury

Dwie drogi, których nie wolno mieszać na jednym dokumencie.

W KlubOS (KSeF)

Przy płatności jest przycisk Faktura. Okno pokazuje numer z Twojej numeracji, nabywcę i pozycję. Wybierasz stawkę VAT — domyślnie zw, bo większość klubów, UKS-ów i stowarzyszeń jest zwolniona — i zapisujesz w rejestrze. Dopiero potem odblokuje się wydruk i plik XML w formacie KSeF FA(2).

Numer rezerwuje się przed wydrukiem celowo: inaczej dwa dokumenty dostałyby ten sam numer. Do kompletnej faktury potrzebny jest NIP i adres klubu z ustawień.

Przez Fakturownię

Ustawienia → Fakturowanie — nazwa konta, token API, Testuj połączenie, włącz. Potem w Finanse → Wpłaty / płatności zaznaczasz należności i klikasz Wystaw w Fakturowni.

Nabywcą jest opiekun-płatnik, a w pozycji faktury widnieje imię dziecka — rodzic trójki dzieci widzi, za które płaci. Raport po wysyłce mówi wprost: ile wystawiono, ile już było i czego nie tknięto.

29Rozliczenia trenerów

Ile zapłacić trenerom za dany miesiąc. Dwa tryby na trenera: za sesję (przeprowadzone zajęcia × stawka) albo ryczałt (stała kwota miesięczna). Ustawiasz w tabeli i zapisujesz. Liczba sesji bierze się z realnie odhaczonych obecności, więc dziennik trzeba prowadzić na bieżąco.

30Sklep i zamówienia

Produkty klubowe z wariantami (rozmiar), stanem magazynowym i zdjęciem: kimona, koszulki, akcesoria, przedsprzedaż. Rodzic zamawia ze Strefy i płaci online albo przelewem.

Stan magazynowy zdejmuje się przy zamówieniu i wraca przy anulowaniu. Porzucone płatności online zwalniają stan po 48 godzinach — dopiero po wygaśnięciu sesji bramki, żeby późna zapłata nie zderzyła się ze zwróconym towarem.

Kody rabatowe i ich limit użyć

Kod z limitem („pierwsze 10 osób") zużywa jedno użycie w chwili, gdy rodzic go wpisze — czyli jeszcze przed wejściem na bramkę płatniczą. Anulowanie zamówienia oddaje to użycie z powrotem do puli, tak samo jak oddaje towar na półkę. To samo dzieje się z koszykiem porzuconym na bramce: po wygaśnięciu użycie wraca.

Bez tego promocja na dziesięć osób kończyłaby się po czterech realnych sprzedażach, a kadra widziałaby w panelu „10/10" przy czterech opłaconych zamówieniach — bez żadnej wskazówki, co się stało.

31Pakiety SMS

SMS-y są płatne i działają na kredyty: każdy wysłany SMS to jeden kredyt. Komunikacja → Pakiety SMS to dokupienie, Wykorzystanie SMS — historia wysyłek i bieżące saldo.

Gdy kredytów zabraknie, wysyłka SMS przestaje działać, a system próbuje kanału zapasowego (e-mail) tam, gdzie ma to sens — na przykład w windykacji.

32Strefa Rodzica

Twoja aplikacja w telefonie rodzica.

Rodzic loguje się pod adresem /rodzic na stronie klubu. Widzi dziecko — a przy kilkorgu dzieciach przełącza się między nimi:

• składki: co do zapłaty, kiedy termin, historia wpłat, saldo portfela;
• obecności i frekwencję, serię treningów, postęp w wyzwaniu;
• notatki trenera („co u dziecka");
• grafik i najbliższy trening, zgłoszenie nieobecności;
• dokumenty do akceptacji i zgody;
• galerie ze zdjęciami dziecka — tylko przy zgodzie na wizerunek;
• giełdę klubową, sklep i zapisy na obozy;
• kartę zawodnika i dyplomy do pobrania.

Płatność

Przycisk pokazuje kwotę, którą naprawdę pobierze bramka. Jeśli nic nie jest jeszcze wymagalne, rodzic i tak może zapłacić z góry — obciążymy wtedy najbliższą ratę, jedną, nie cały plan. Pozostałe raty widać osobną linijką. Jest też kod QR przelewu: konto, kwota i tytuł wypełniają się w aplikacji banku same.

Kolor nie krzyczy bez powodu

Składka przed terminem jest spokojna i drobna, po terminie pomarańczowa, a czerwona dopiero po progu zwłoki, który ustawiasz w ustawieniach klubu. Czerwień użyta na wszystko przestaje cokolwiek znaczyć.

Aplikacja na ekranie telefonu

Strefa działa jako PWA — rodzic dodaje ją do ekranu głównego i dostaje powiadomienia push. Karta zachęty do instalacji znika, gdy aplikacja jest już zainstalowana, i zmienia się wtedy w kartę powiadomień.

33Wysyłka wiadomości

Komunikacja → Wyślij do grupy — masowa wiadomość SMS i/lub e-mail do wybranej publiczności: grupa treningowa, uczestnicy zawodów, zapisani na obóz, zalegający ze składkami albo wszyscy aktywni.

Komunikacja → Wysyłka wiadomości to szerszy hub z podglądem odbiorców i kosztu SMS przed wysłaniem.

Lista „zalegających" bierze pod uwagę tylko to, co wymagalne — rodzic z ratą na przyszły miesiąc nie dostanie monitu, że zalega.

34Wiadomości od rodziców

Dwukierunkowa skrzynka: rodzic pisze ze Strefy, Ty odpowiadasz w panelu, a odpowiedź pojawia się u niego. Nieprzeczytane widać na pulpicie i w menu, więc nic nie ginie w prywatnej skrzynce trenera.

35Szablony wiadomości

Dostosowujesz treść pięciu wiadomości, które klub wysyła automatycznie:

• Potwierdzenie zgłoszenia — e-mail do rodzica zaraz po formularzu zapisu;
• Przypomnienie o składce — przed terminem płatności;
• Potwierdzenie wpłaty — po zaksięgowaniu;
• Przypomnienie o zaległości — windykacja miękka, e-mail albo SMS;
• Prośba o opinię (Google) — po sukcesie, np. zdanym egzaminie.

Wstawki {{dziecko}}, {{kwota}}, {{kod}}, {{klub}}, {{okres}} podstawią się przy wysyłce. Każda pozycja ma osobną wersję e-mail i SMS — SMS jest krótszy i bez polskich znaków, bo każdy ogonek skraca limit ze 160 znaków do 70.

Puste pole oznacza treść domyślną — nie musisz wypełniać wszystkiego, żeby zmienić jedno.

36Raport rodzica

Miesięczne podsumowanie e-mailem: frekwencja dziecka plus saldo opłat. Wymaga aktywnej bramki e-mail i adresów opiekunów. Dobry sposób, żeby rodzic zobaczył wartość regularnie, a nie tylko wtedy, gdy przychodzi wezwanie.

37Nabór i zgłoszenia

Formularz „Dołącz" na stronie klubu zbiera zgłoszenia na trening próbny. Trafiają one do Życie klubu → Nabór z danymi kontaktowymi i statusem — a nie do prywatnej skrzynki, gdzie giną.

Świeży lead stygnie najszybciej ze wszystkiego, co masz w tym systemie. Status prowadzi go od zgłoszenia przez kontakt po zapis.

38Terminy i zapisy

Terminy z limitem miejsc: trening próbny, obóz, wydarzenie, konsultacja. Zapisy pilnują limitu automatycznie — po komplecie kolejni trafiają na listę rezerwową i awansują, gdy ktoś zrezygnuje.

39Aktualności, kalendarz, komunikaty

• Aktualności — relacje, ogłoszenia, sukcesy. Widoczne na stronie klubu.
• Kalendarz — treningi, zawody, obozy, eventy; widoczny na stronie i eksportowalny do kalendarza telefonu.
• Komunikaty — krótkie ogłoszenia dla rodziców i zawodników, np. odwołany trening. Rodzic potwierdza przeczytanie.

Zapis oznacza publikację — nie ma osobnego kroku „wyślij na serwer".

40Galerie i zgoda na wizerunek

Galerie z wydarzeń trafiają na stronę klubu. Zdjęcia można oznaczyć zawodnikami — wtedy rodzic widzi w Strefie zakładkę ze zdjęciami swojego dziecka.

41Strony, teksty i dokumenty

Strona i marketing → Strony i teksty to jedno miejsce na całą treść witryny: strona główna, o klubie, cennik, kontakt, zapisy. Edytujesz w panelu, zapis publikuje.

Dokumenty to regulaminy, zgody, deklaracje i pliki RODO — każdy z wyborem, czy jest publiczny na stronie, czy tylko dla zalogowanych opiekunów.

42Sponsorzy, opinie, newsletter

• Sponsorzy — logotypy w karuzeli na stronie. Konkretna przestrzeń reklamowa do sprzedania lokalnym firmom.
• Opinie — cytaty rodziców na stronie; najmocniejszy element strony naborowej.
• Newsletter — lista adresów zebranych ze strony.

Opinie wystawiane przez rodziców

Rodzic może wystawić opinię ze Strefy. Trafia ona do kolejki niepublikowana — na stronie pojawia się dopiero po zatwierdzeniu przez kadrę. Podpis pod opinią to dowolny tekst od rodzica, więc traktuj go jak deklarację, nie jak potwierdzoną tożsamość.

Jedno konto może wystawić pięć opinii na dobę, a powtórzenie tej samej treści jest po cichu pomijane (podwójne kliknięcie „wyślij" nie zapełnia kolejki). To nie jest ograniczanie rodziców — to ochrona kolejki moderacji: kadra, która zobaczy w niej sto wpisów od jednej osoby, przestanie ją czytać, i wtedy przepada opinia prawdziwa.

43Odwiedziny strony

Ile osób odwiedza stronę, skąd przychodzą, na czym i kiedy oglądają. Dane zbierane anonimowo, bez cookies — więc nie potrzebujesz banera zgody na analitykę. Starsze niż rok kasują się same.

44Asystent AI

AI pisze posty na social media, relacje z zawodów, komunikaty do rodziców i teksty naborowe — w barwach Twojego klubu. Wybierasz sytuację, wpisujesz kilka faktów, dostajesz gotowy tekst.

Funkcja jest do włączenia, bo tokeny kosztują: podłączasz własny klucz API (płacisz swojemu dostawcy tylko za zużycie) albo korzystasz z pakietu platformy. Ustawienia AI są dostępne wyłącznie dla administratora klubu — trzymają klucz.

45Zawody i wyniki

Starty, miejsca i medale. Wpisany wynik zasila sekcję „Sukcesy" na stronie klubu, kartę zawodnika, Hall of Fame i statystyki. Zawody mają kategorie, a wyniki przypisujesz zawodnikom z listy — bez przepisywania nazwisk.

46Relacje i grafiki

• Relacja na żywo — wpisy podczas zawodów pojawiają się natychmiast na stronie klubu. Rodzice w domu widzą wieści od razu; dwa kliknięcia między walkami.
• Relacja z zawodów — z wpisanych wyników generuje szkic aktualności, tekst posta na FB/IG i komunikat do rodziców.
• Grafiki sukcesów — gotowe obrazki medalowe do social mediów.

47Tryb ważenia

Szybkie ważenie całej grupy: wpisujesz wagę, Enter, system zapisuje i pokazuje kolejnego zawodnika. Pomyślane pod tablet stojący przy wadze. Na końcu widzisz, ilu zważono z ilu — bo w tym momencie liczy się, kogo brakuje.

48Egzaminy i stopnie

Egzamin to wydarzenie z listą zdających i wynikiem. Zdany egzamin podnosi stopień zawodnika, pojawia się na jego karcie i w Strefie Rodzica, a przy włączonym automacie wyzwala prośbę o opinię w Google kilka dni później — to najlepszy moment, żeby o nią poprosić.

49Drużyny, mecze, tabela ligowa

Moduł dla sportów drużynowych: drużyny, sezony, składy, terminarz, powołania, statystyki zawodnika w meczu. Wpisany wynik automatycznie przelicza tabelę ligową (punktacja koszykarska: zwycięstwo 2, porażka 1, walkower 0) i zasila relację z meczu.

Trener prowadzi mecz operacyjnie — wynik, box score, powołania — ale nie kasuje meczów: usunięcie zakończonego meczu odbiera punkty z rankingu i nie da się tego cofnąć.

50Komunikat turniejowy i Tryb TV

Komunikat turniejowy: wypełniasz szczegóły zawodów, dostajesz gotowy PDF komunikatu organizacyjnego i szkic wpisu w Aktualnościach. Bez przepisywania w Wordzie.

Tryb TV to tablica na ekran w klubie: najbliższe treningi, komunikaty, wyniki, urodziny. Włączasz na telewizorze i zostawiasz.

51Obozy i zapisy

Obóz to turnus z terminem, limitem miejsc, ceną i ratami. Rodzic zapisuje dziecko ze Strefy, płaci online albo przelewem, a Ty widzisz listę zapisanych z ich statusem płatności. Jest też dziennik obozowy i pozdrowienia dla rodziców.

52Giełda klubowa

Sprzęt z drugiej ręki wystawiany przez rodziców w Strefie: kimona, ochraniacze, buty. Klub nie pośredniczy w płatnościach — rodzice umawiają się między sobą, a kontakt podaje się osobno w ogłoszeniu, nie z konta. Ogłoszenia widzą tylko zalogowani rodzice tego klubu. W panelu możesz ukryć albo usunąć ogłoszenie.

53Role i uprawnienia

54Użytkownicy

Ustawienia → Użytkownicy i role: zapraszasz osobę mailem, ona zakłada hasło sama. Przy każdej roli jest opis, co realnie widzi i może. Roli Super Admin nie nadaje się z zaproszenia — to świadoma, osobna decyzja.

55Gotowość klubu

Jeden ekran: co masz gotowe, a co jeszcze warto ustawić, żeby klub działał profesjonalnie. System sprawdza stan z Twoich danych — czy jest logo, konto bankowe, dokumenty prawne, płatności online, czy grupy mają grafik, czy rodzice mają dostęp do Strefy.

56Podsumowanie klubu

Przekrój: ilu zawodników, jaka frekwencja, jakie przychody i zaległości, jak rośnie nabór. Widok dla zarządu i dla rozmowy ze sponsorem.

57Granty i dotacje

Rejestr dotacji z terminami plus generator teczki grantowej: liczby z Twojej bazy i gotowy opis do wniosku. Jeden grant często spłaca lata abonamentu.

Finanse → Raporty (dotacje) daje zestawienia pod wnioski urzędowe — uczestnicy, frekwencja, godziny maty. Same dane zbiorcze, bez nazwisk, bo tego właśnie wymagają urzędy.

58Ochrona małoletnich

Żywy proces zgodności ze standardami (tzw. ustawa Kamilka): status i checklista, rejestr weryfikacji kadry oraz rejestr zdarzeń. Wzór samych standardów wygenerujesz w module dokumentów prawnych.

To rejestr poufny — widzi go wyłącznie administrator klubu.

59RODO i dokumenty prawne

Gotowe wzory wypełnione Twoimi danymi: polityka prywatności na stronę, klauzule i zgody do formularzy, umowa powierzenia (DPA), regulamin płatności, standardy ochrony małoletnich. Uzupełniasz brakujące pola, pobierasz albo kopiujesz.

Rodzic akceptuje dokumenty w Strefie, a akceptacja zapisuje się z datą — to Twój dowód, gdy ktoś zapyta.

60Eksport danych

Pobierasz pełne archiwum klubu w jednym pliku: zawodnicy, opiekunowie, finanse i przypisania wpłat, obecności, dokumenty i zgody, wyniki, obozy, sklep, konspekty, kasa trenerska, import bankowy, rejestr ochrony małoletnich.

Twoje dane zawsze należą do Ciebie — także wtedy, gdy będziesz odchodzić z KlubOS. Są też gotowe eksporty CSV: lista zawodników, płatności, frekwencja.

61Historia zmian

Kto, kiedy i co zmienił. Przydaje się przy pytaniu „kto skasował tę płatność" — i w rozmowie, która po takim pytaniu następuje.

62Automatyzacja

Wszystko domyślnie wyłączone. Włączasz świadomie, w jednym miejscu.

Windykacja i przypomnienia ścigają wyłącznie składki — nie porzucone koszyki sklepu ani rat obozu. I tylko czynnych zawodników: rodzic dziecka, które odeszło, nie dostaje monitów w nieskończoność.

63Reguły „jeśli-to"

Życie klubu → Reguły automatyzacji pozwala zbudować własne automaty z gotowych klocków. Wybierasz jeden warunek i jedną akcję:

Do każdej reguły podpinasz treść wiadomości (system podpowiada gotową) i odstęp w dniach, żeby ta sama osoba nie dostawała jej co noc. Regułę można najpierw puścić na sucho — dziennik pokazuje wtedy plakietkę „na sucho" zamiast „wysłane", więc widzisz, kogo by dotyczyła, zanim cokolwiek wyjdzie.

64Pułapki

Miejsca, w których system działa poprawnie, a mimo to zaskoczy.

Usunięta składka wraca

Skasowanie należności nie zostawia śladu, więc najbliższe naliczanie utworzy ją od nowa. Żeby zniknęła na stałe, użyj „Anuluj składkę" — anulowana jest pamiętana i pomijana. Panel ostrzega o tym przy usuwaniu.

Opłaconej płatności nie usuwaj

Zniszczyłoby to historię finansów i mogło osierocić ponumerowaną fakturę. Od tego jest zwrot, który zostaje w historii.

Zniżka rodzinna wymaga wspólnego opiekuna

Rodzeństwo rozpoznajemy po opiekunie głównym. Dwoje dzieci z osobnymi opiekunami to dla systemu dwie rodziny. Lista „możliwe rodziny bez wspólnego opiekuna" pokaże, gdzie to poprawić.

Harmonogram zastępuje plan

Inaczej dziecko zapłaciłoby dwa razy. Jeśli świadomie chcesz opłaty obok składki, wyłącz checkbox zamykania planów — ale wiedz, co robisz.

Konspekt to szablon, przebieg to historia

Poprawka szablonu nie zmienia zapisu sprzed pół roku. Z tej historii rozliczasz się przed szkołą i grantodawcą.

Kwota wymagalna, nie cała zaległość

Monity, link płatniczy i przycisk w Strefie operują na tym, co po terminie. Suma wszystkich rat to należność klubu, nie rachunek dla rodzica.

Nazwa w menu to nie nazwa danych

Pozycja „Mecze" u klubów drużynowych nie odpowiada starej, pustej tabeli o podobnej nazwie. Jeśli kiedykolwiek będziesz sprzątać dane, nie kieruj się nazwami z menu.

Rola, nie usterka

„Nie widzę zakładki" prawie zawsze znaczy „mam inną rolę". Sprawdź to zanim zgłosisz błąd.

65Gdy coś nie działa

Jeśli to nie to — Ustawienia → Wsparcie / zgłoś problem. Zgłoszenie trafia do nas razem z kontekstem ekranu, więc nie musisz opisywać, gdzie byłeś.

66Rytm roku: co robić i kiedy

Zanim przejdziemy do pojedynczych sytuacji — kalendarz, który powtarza się co roku.

67Początek sezonu

1. Zamknij poprzedni sezon Zarchiwizuj tych, którzy nie wracają — przestaną być naliczani, a historia zostaje. Anuluj ich nieopłacone składki, jeśli klub je umarza.
2. Zaktualizuj strukturę Grupy, limity, progi rentowności, grafik. Dodaj nowe sale, jeśli doszły szkoły — bez tego filtry lokalizacji nie będą miały czego pokazać.
3. Wprowadź nowych Import CSV albo ręcznie; uzupełnij braki danych z kokpitu (rocznik, opiekun, grupa).
4. Ustaw pieniądze Plany opłat, progi wg grup, zniżki rodzinne. Przypisz plany hurtem: filtr grupy → zaznacz → „Przypisz plan".
5. Podłącz rodziców Filtr „Bez zaproszenia" → zaznacz → wyślij. Dla tych „Bez e-maila" wydrukuj kody i rozdaj na pierwszym treningu.
6. Sprawdź i włącz Gotowość klubu, a potem automaty na sezon — z wyłączonymi miesiącami wakacyjnymi.

68Koniec miesiąca

1. Uzupełnij dziennik Zaległe obecności. Od nich zależą rozliczenia trenerów i cała składka w trybie „za wejście".
2. Nalicz składki Podgląd → sprawdź pominięcia → naliczenie. Albo zweryfikuj, czy zrobił to automat i czy objął tylu, ilu powinien.
3. Zaksięguj wpłaty Wgraj wyciąg bankowy, przypisz to, czego system nie dopasował, rozlicz trenerów z gotówki.
4. Domknij Monity do zalegających, faktury dla tych, którzy ich potrzebują.

69Nowy zawodnik: od zapytania do pierwszej składki

1. Zgłoszenie Rodzic wypełnia formularz na stronie; trafia do Życie klubu → Nabór ze statusem „nowe".
2. Kontakt i trening próbny Zadzwoń tego samego dnia. Zapisz na termin z Terminy i zapisy, żeby pilnował limitu miejsc.
3. Zapis Utwórz zawodnika, przypisz grupę, dodaj opiekuna z adresem i telefonem.
4. Dokumenty i zgody Wyślij zaproszenie do Strefy — rodzic zaakceptuje regulamin i zgody przy pierwszym logowaniu. Zgoda na wizerunek decyduje o galeriach.
5. Plan opłat Przypisz plan. Jeśli dziecko dołącza w połowie miesiąca, rozważ indywidualną kwotę pierwszej składki albo termin od kolejnego okresu.
6. Pierwsze naliczenie Sprawdź w podglądzie, czy nowy zawodnik się na nim pojawia — to najczęstszy moment, w którym wychodzi brak planu.

70Dziecko zmienia grupę

Zmień członkostwo w grupie. Jeśli nowa grupa ma inny plan opłat, przypisz nowy plan — samo przeniesienie między grupami nie zmienia składki, bo plan jest przypisany do zawodnika, nie do grupy.

Już naliczona składka za bieżący okres zostaje. Jeśli różnica jest istotna, skoryguj kwotę na tej należności albo anuluj ją i nalicz ponownie — nie usuwaj.

71„Zapłaciłem, a dostaję wezwanie"

Najczęstsza rozmowa telefoniczna w klubie. Ma cztery możliwe przyczyny.

1. Wpłata jeszcze nie zaksięgowana Sprawdź Finanse → Przelewy — czy wyciąg jest wgrany za ten okres. Przelew potrafi iść dobę.
2. Wpłata bez kodu płatności System nie dopasował jej automatycznie i czeka na ręczne przypisanie. Podpowiedzi są na tym samym ekranie.
3. Zapłacił za inny okres Nadpłata została kredytem i pokryła najstarszą zaległość, a bieżąca dalej wisi. Saldo portfela widać na karcie zawodnika.
4. Zapłacił gotówką trenerowi Trener jeszcze nie zarejestrował wpłaty w module Kasa trenerska. Do tego czasu składka jest otwarta.

72Spór o kwotę składki

Otwórz kartę zawodnika i pokaż historię: która należność, za jaki okres, z jakiego planu, z jaką zniżką. Ustawienia → Historia zmian pokaże, kto i kiedy zmieniał plan albo kwotę.

Jeśli klub przyznaje rację rodzicowi: skoryguj kwotę na nieopłaconej należności albo anuluj ją i nalicz poprawnie. Przy należności już opłaconej jedyną właściwą drogą jest zwrot — zostawia ślad, którego usunięcie by nie zostawiło.

73Rezygnacja w połowie miesiąca

1. Ustal politykę raz Czy składka za rozpoczęty miesiąc jest należna w całości? Zapisz to w regulaminie płatności — inaczej każda rezygnacja będzie negocjacją.
2. Anuluj to, co umarzasz „Anuluj składkę", nie „Usuń" — usunięta wróci przy najbliższym naliczaniu.
3. Zamknij plan opłat Bez tego kolejny miesiąc naliczy się normalnie.
4. Zarchiwizuj zawodnika Historia zostaje, osoba znika z bieżących list i z windykacji.
5. Jeśli wróci Przywróć z archiwum — wszystko jest na miejscu.

74Wakacje i przerwa w zajęciach

Masz trzy narzędzia, w kolejności od najlżejszego:

• Wyłączone miesiące w automacie — naliczanie po prostu pomija lipiec i sierpień. Dla całego klubu.
• Wstrzymanie składki zawodnikowi (pole na karcie) — dla pojedynczych przypadków: kontuzja, dłuższy wyjazd.
• Zwolnienie ze składki — trwałe, np. dziecko z rodziny w trudnej sytuacji. Zostaje przy zmianie planu.

75Zmiana cennika w trakcie roku

1. Uprzedź z wyprzedzeniem Komunikat w Strefie plus wiadomość do wszystkich opiekunów. Regulamin płatności powinien mówić, ile dni wcześniej.
2. Zmień plan, nie należności Nowa kwota w planie opłat zadziała od kolejnego naliczenia. Już wystawione należności zostają — to jest uczciwe i tak ma być.
3. Sprawdź progi i zniżki Progi wg grup i zniżki rodzinne liczą się od nowej kwoty; zerknij na podgląd przed pierwszym naliczeniem po zmianie.

76Trener choruje — zastępstwo

Zastępujący wchodzi na Dziś na treningu i widzi grupy dnia. Konspekt przypisany do zajęć mówi mu, co miało być, razem z potrzebnym sprzętem — to jest właśnie ten moment, dla którego warto prowadzić bibliotekę.

Jeśli zastępujący nie prowadzi tej grupy na stałe, może nie mieć do niej dostępu: trener widzi swoje grupy. Dopisz go tymczasowo jako prowadzącego grupę albo poproś administratora o odhaczenie obecności.

Odwołany trening oznacz w grafiku z powodem — rodzice zobaczą to w Strefie, a odwołane zajęcia nie psują frekwencji.

77Nowy trener w klubie

1. Wizytówka Zawodnicy → Kadra trenerska — zdjęcie, opis, stopień. To pokaże się na stronie klubu.
2. Konto do panelu Ustawienia → Użytkownicy i role → zaproszenie z rolą Trener. To dwie różne rzeczy: wizytówka to nie konto.
3. Przypisz do grup Dopiero to daje mu dostęp do obecności tych grup.
4. Ochrona małoletnich Weryfikacja w rejestrach i oświadczenie — wpisz do rejestru kadry. To wymóg ustawowy, nie formalność.
5. Jeśli przyjmuje gotówkę Pokaż mu Kasę trenerską i ustal rytm rozliczeń.

78Szkoła wypowiada salę

1. Sprawdź skalę Sale i lokalizacje → przegląd: ile grup, ilu zawodników i jaka frekwencja wisi na tej lokalizacji.
2. Znajdź zastępczą salę Dodaj ją w słowniku sal.
3. Przepnij grafik Zmień salę w terminach tych grup — filtr lokalizacji pokaże Ci dokładnie te terminy.
4. Powiadom rodziców Wiadomość do grup z tej lokalizacji, nie do wszystkich.
5. Zaktualizuj stronę Grafik na stronie klubu bierze dane z tego samego miejsca.

79Obóz od ogłoszenia do rozliczenia

1. Utwórz obóz Termin, limit miejsc, cena, ewentualne raty.
2. Ogłoś Aktualność na stronie plus wiadomość do rodziców. Zapisy idą przez Strefę.
3. Pilnuj listy Limit działa sam; po komplecie kolejni trafiają na rezerwową.
4. Zbieraj wpłaty Raty obozu są osobną należnością niż składka — windykacja składek ich nie ściga.
5. W trakcie Dziennik obozowy i pozdrowienia — rodzic w domu widzi, co się dzieje.
6. Po obozie Rozlicz wpłaty, wystaw faktury, opublikuj galerię (pamiętając o zgodach na wizerunek).

80Wyjazd na zawody

1. Przed Sprawdź gotowość startową: licencje, ubezpieczenia, badania. Wyślij komunikat do rodziców startujących.
2. Ważenie Tryb ważenia na tablecie — waga, Enter, następny.
3. W trakcie Relacja na żywo między walkami. Dwa kliknięcia.
4. Po Wpisz wyniki → wygeneruj relację, posta i grafiki medalowe → opublikuj.
5. Kilka dni później Automat poprosi rodziców o opinię w Google. To najlepszy moment w całym roku.

81Rozliczenie dotacji i kontrola

Moment, w którym rzetelnie prowadzony dziennik zwraca się z nawiązką.

1. Zestawienia zbiorcze Finanse → Raporty (dotacje) — uczestnicy, frekwencja, godziny maty. Bez nazwisk, bo urzędy chcą agregatu.
2. Dziennik szczegółowy Miesięczny dziennik obecności (siatka zawodnicy × dni) to najczęstszy załącznik, gdy urząd poprosi o szczegół.
3. Teczka grantowa Finanse → Granty generuje opis z liczbami z Twojej bazy.
4. Konspekty Jeśli dotacja dotyczy zajęć, konspekty z zapisanym przebiegiem pokazują program, a nie deklarację.

82Rodzic prosi o usunięcie danych

1. Ustal zakres Prawo do usunięcia nie jest bezwzględne. Dane finansowe (faktury) trzymasz przez okres wymagany przepisami, nawet po odejściu z klubu.
2. Cofnij zgody Wizerunek, marketing, profil publiczny — to znika od razu i zdejmuje dziecko z galerii oraz z wysyłek marketingowych.
3. Zarchiwizuj i zanonimizuj Zawodnik znika z bieżących list; dane kontaktowe czyścisz, a historia rozliczeń zostaje w formie, której wymagają przepisy.
4. Odnotuj Historia zmian zachowa ślad, kto i kiedy to zrobił — to Twój dowód wykonania wniosku.

83Incydent ochrony małoletnich

Zgłoszenie odnotowujesz w Ustawienia → Ochrona małoletnich — rejestr zdarzeń jest częścią standardów, których wymaga ustawa. Rejestr jest poufny i widzi go wyłącznie administrator klubu.

System jest miejscem ewidencji, nie procedurą reagowania. Procedura (kto zawiadamia, kogo, w jakim czasie) musi być spisana w standardach klubu — wzór wygenerujesz w module dokumentów prawnych.

84Utrata dostępu

85Dziewięć zasad

Reguły, które rozstrzygają większość wątpliwości, zanim się pojawią. Warto je omówić z kadrą raz, a potem tylko przypominać.

1. Anuluj, nie usuwaj

Usunięcie należności nie zostawia śladu, więc najbliższe naliczanie utworzy ją od nowa — i zrobi to co miesiąc. Anulowanie jest pamiętane. Ta sama zasada dotyczy wszystkiego, co ma historię: opłaconą płatność się zwraca, nie kasuje.

2. Archiwizuj, nie kasuj

Zawodnik, trener, konto użytkownika — archiwum zachowuje historię finansów i frekwencji, która bywa potrzebna przy dotacji, sporze albo kontroli. Skasowane nie wraca.

3. Rodzicowi to, co wymagalne; klubowi całość

Każda wiadomość o pieniądzach idzie na kwotę po terminie. Suma wszystkich rat to należność klubu do wykazania w rozrachunkach, a nie rachunek do wystawienia rodzinie. Pomylenie tych dwóch liczb kosztuje zaufanie, którego nie odzyskuje się przeprosinami.

4. Dziennik prowadź tego samego dnia

Frekwencja zasila składkę „za wejście", rozliczenia trenerów, raporty do dotacji i radar rezygnacji. Odtwarzana po tygodniu przestaje być dowodem, a staje się szacunkiem — i dokładnie tak wygląda przy kontroli.

5. Najmniejsza rola, która wystarcza

Super Admin „na wszelki wypadek" to najczęstsza luka w klubach. Rola finansowa nie widzi danych medycznych, trener nie widzi zarobków klubu — to nie brak zaufania, tylko mniejsza powierzchnia pomyłki i wymóg RODO.

6. Dane wychodzą tylko tam, gdzie muszą

Eksport archiwum zawiera dane osobowe dzieci — przechowuj go jak dokument kadrowy, nie jak załącznik do maila. Listy zawodników nie wysyłaj na prywatne skrzynki. Zdjęcia dzieci publikujesz wyłącznie przy zgodzie na wizerunek, a zgodę sprawdzasz w systemie, nie w pamięci.

7. Automat uruchamiaj najpierw na sucho

Każdą regułę i każdą masową wysyłkę da się najpierw policzyć bez wysyłania. Zobacz, kogo obejmie — zwłaszcza zanim włączysz windykację, która dzwoni do ludzi w Twoim imieniu.

8. Jedno miejsce na jedną rzecz

Treść strony prowadzisz z panelu, nie równolegle w edytorze strony. Wiadomości do rodziców wysyłasz z systemu, nie z prywatnego telefonu — inaczej historia kontaktu z rodziną jest w trzech miejscach i w żadnym cała. Nie dubluj tej samej automatycznej wiadomości w gotowych automatach i we własnych regułach.

9. Pieniądze zawsze przez system

Gotówka przyjęta „na boku" i dopisana później to moment, w którym rozjeżdża się kasa klubu. Trener rejestruje wpłatę przy zawodniku od razu — składka zamyka się natychmiast, a gotówka ma swojego właściciela aż do rozliczenia.

86Zasady komunikacji z rodzicami

• Operacyjne kontra marketingowe. O składce, odwołanym treningu i zmianie godzin piszesz do wszystkich. Oferta obozu czy promocja idzie wyłącznie do tych, którzy wyrazili zgodę.
• Do grupy, nie do wszystkich. Wiadomość o zmianie sali w jednej szkole wysłana do całego klubu uczy ludzi ignorować Twoje wiadomości.
• SMS kosztuje i przerywa. Zostaw go na rzeczy pilne: odwołany trening dziś, eskalacja windykacji. Reszta to e-mail albo komunikat w Strefie.
• Odpowiadaj w systemie. Wiadomości od rodziców mają być widoczne dla klubu, a nie tylko dla trenera, który akurat odebrał.
• Zła wiadomość dzwoni, nie pisze. Kontuzja, konflikt, poważna zaległość — telefon. System służy do tego, żeby wiedzieć, o czym dzwonić.

87Zasady finansowe

• Regulamin płatności rozstrzyga spory. Ustal raz: czy składka za rozpoczęty miesiąc jest należna, jaki jest termin, co przy rezygnacji, co przy chorobie. Wzór wygenerujesz w dokumentach prawnych.
• Jedna osoba odpowiada za księgowanie. Import wyciągu i ręczne przypisania robione przez kilka osób równolegle kończą się podwójnym księgowaniem.
• Korekta przed opłaceniem, zwrot po. To jedyny podział, który zostawia czytelną historię.
• Rozliczaj trenerów z gotówki w stałym rytmie. Raz w tygodniu albo raz w miesiącu — byle regularnie. Saldo rosnące od pół roku to nie jest kwestia zaufania, tylko braku procedury.
• Faktura z jednego źródła. Albo KlubOS, albo Fakturownia. Dwie numeracje na tym samym dokumencie to problem, który wychodzi dopiero przy kontroli.

88Zasady pracy z danymi dzieci

• Zbieraj tylko to, czego używasz. Każde dodatkowe pole to dane, które musisz chronić i kiedyś usunąć.
• Zgody są osobne i odwoływalne. Wizerunek, marketing, profil publiczny — każda z nich znaczy co innego i każdą rodzic może cofnąć.
• Dane medyczne to need-to-know. Widzi je opiekun medyczny i administrator. Trener nie potrzebuje rozpoznania, żeby wiedzieć, że dziecko nie ćwiczy.
• Nie rób list „na boku". Arkusz z nazwiskami i telefonami na prywatnym dysku żyje własnym życiem i nikt go nie usunie na wniosek rodzica.
• Odchodząca osoba traci dostęp tego samego dnia. Wyłącz konto, nie odkładaj tego „na potem".

89Zasady prowadzenia zajęć w systemie

• Odhacz przed wyjściem z sali. Nie po drodze do domu, nie wieczorem.
• Odwołany trening oznacz jako odwołany, zamiast zostawiać pustą listę. Odwołane zajęcia nie psują frekwencji, a puste — psują.
• Notatka o dziecku raz w miesiącu na dziecko. To realistyczny cel, a rodzic zapamiętuje właśnie te zdania.
• Konspekt przypisuj zajęciom, nie tylko trzymaj w bibliotece. Dopiero wtedy działa przy zastępstwie i przy rozliczeniu z dotacji.
• Sprzęt sprawdź w konspekcie przed wyjazdem. Lista jest po to.

90Czego nie robić

Ta część opisuje każde pole każdego formularza w panelu: co robi, co w nim wpisać i gdzie ta wartość się potem pojawia. Pola oznaczone (opcjonalne) można zostawić puste — reszta albo jest wymagana, albo ma sensowną wartość domyślną.

91Karta zawodnika

Najobszerniejszy formularz w systemie — i jedyny, który karmi wszystkie pozostałe moduły.

Dane podstawowe

Parametry sportowe

Dokumenty i zdrowie

Składka

Kontakt awaryjny i opiekun

Grupa i profil publiczny

92Grupy, sale i grafik

Grupa treningowa

Sala

Termin w grafiku

Grupa, dzień tygodnia, godzina od i do, sala (opcjonalna) oraz notatka. System pilnuje kolizji w obrębie tej samej grupy i dnia. Termin wyznacza okno check-inu QR i „najbliższy trening" na stronie.

93Opiekunowie i kadra

Opiekun

Trener (kadra trenerska)

Użytkownik panelu

94Składki, płatności, zniżki

Plan opłat

Płatność (ręczna)

Harmonogram rat

Zniżki rodzinne i progi

95Konspekt zajęć

96Obozy i sklep

Obóz

Zapis na obóz ma pola: Obóz, Zawodnik, Status i Notatka. Zmiana statusu na anulowany anuluje też nieopłacone raty.

Produkt

Zamówienie ma: Kupujący, Telefon, Dostawa, Płatność, Uwagi, Zgody i Skąd (atrybucja). Status realizacji prowadzi od przyjęcia przez gotowe do odbioru po wysłane albo odebrane.

97Sport: zawody, mecze, stopnie

Zawody i wynik

Mecz (sporty drużynowe)

Wynik wpisany po meczu przelicza tabelę: zwycięstwo 2 punkty, porażka 1, walkower 0.

Egzamin i nadanie stopnia

98Treść: aktualności, wydarzenia, komunikaty

Aktualność

Wydarzenie w kalendarzu

Komunikat

Galeria, opinia, sponsor

99Strony, formularze, dokumenty

Strona statyczna

Formularz

Pola: Tytuł formularza, Opis (nad polami), Status, Pokaż w menu strony i Sekcja w menu. Własne pola dodajesz i usuwasz w edytorze; odpowiedzi trafiają do panelu, nie na maila.

Dokument klubowy

100Nabór: zgłoszenia i terminy

Termin z zapisami ma nazwę, typ (trening próbny, obóz, wydarzenie, konsultacja), datę i godzinę, limit miejsc oraz przełącznik otwarcia zapisów. Po komplecie kolejni trafiają na listę rezerwową i awansują automatycznie.

101Granty i ochrona małoletnich

Grant

Ochrona małoletnich

102Ustawienia klubu: tożsamość i kontakt

103Ustawienia klubu: wygląd i strona główna

104Ustawienia klubu: płatności, SEO, lokalizacja

105Integracje: płatności, e-mail, faktury, AI

Bramka płatności (Przelewy24)

Klucze są szyfrowane — po zapisaniu panel pokazuje już tylko cztery ostatnie znaki.

Bramka e-mail

Fakturowanie (Fakturownia)

Asystent AI

106Pola, które wyglądają podobnie, a znaczą co innego

Najczęstsze pomyłki przy wypełnianiu formularzy.

Pięć przepływów, które warto zobaczyć raz, zamiast czytać trzy razy. Schematy ekranów są celowo uproszczone — pokazują układ i to, co w nim ważne, a nie wygląd co do piksela.

107Droga pieniędzy

Od reguły „ile kosztuje" do zaksięgowanej wpłaty. Cztery wejścia, jedno ujście.

108Podłączenie rodzica do Strefy

109Życie należności

110Którędy wystawić fakturę

111Rok w klubie

112Schemat: ekran obecności

113Schemat: karta dłużnika

114Schemat: składka w Strefie Rodzica

115Pierwsze 30 dni

Plan wdrożenia dla klubu, który właśnie dostał dostęp.

Tydzień 1 — fundament

1. Dzień 1–2 Dane klubu, logo, konto bankowe, kontakt. Sale i lokalizacje. Ustawienia → Klub i marka
2. Dzień 3–4 Grupy treningowe z limitami i progami, potem grafik. Zawodnicy → Grupy, Dziś w klubie → Grafik treningów
3. Dzień 5 Import zawodników z Excela i uzupełnienie braków danych. Zawodnicy → Import z pliku (CSV)

Tydzień 2 — ludzie i pieniądze

1. Opiekunowie Uzupełnij adresy i telefony. To warunek wszystkiego, co dalej.
2. Plany opłat Załóż i przypisz hurtem. Sprawdź podgląd naliczania — ale jeszcze nie naliczaj.
3. Konta dla kadry Zaproś trenerów z rolą Trener, przypisz ich do grup.
4. Pierwsze obecności Niech trenerzy odhaczają od razu — to jedyny sposób, żeby dziennik miał sens od pierwszego dnia.

Tydzień 3 — rodzice

1. Dokumenty prawne Wygeneruj politykę prywatności, regulamin płatności i zgody.
2. Zaproszenia do Strefy Filtr „Bez zaproszenia" → zaznacz → wyślij. Dla „Bez e-maila" wydrukuj kody na najbliższy trening.
3. Pierwsze naliczenie Podgląd, sprawdzenie pominięć, naliczenie.
4. Powiedz rodzicom, co się zmienia Komunikat w Strefie plus wiadomość: gdzie teraz płacą, gdzie widzą obecności, gdzie zgłaszają nieobecność.

Tydzień 4 — domknięcie

1. Pierwszy wyciąg bankowy Import i przypisanie wpłat. Zobacz, ile dopasowało się samo.
2. Płatności online Jeśli masz P24 — skonfiguruj, przetestuj w trybie testowym, włącz.
3. Automaty Zacznij od przypomnień przed terminem i rachunków po wpłacie. Windykację włącz miesiąc później, gdy dane będą już pewne.
4. Gotowość klubu Przejrzyj listę i domknij, co zostało.

116Najczęstsze pytania

117Indeks A–Z

Gdzie czego szukać. Liczba oznacza rozdział.

118Słownik

Instrukcja opisuje KlubOS w wersji z września 2026. Dostępność funkcji zależy od planu klubu i od roli — jeśli czegoś nie widzisz w menu, sprawdź najpierw rolę, potem plan. Pytania i zgłoszenia: Ustawienia → Wsparcie.

Aktualna wersja online: klubos.pl/instrukcja. Do pobrania w jednym pliku (działa bez internetu, otwiera się w przeglądarce): instrukcja-klubos.html (otwórz i zapisz stroną „Zapisz jako"). Wersja dla rodzica — jedna strona o Strefie Rodzica: klubos.pl/instrukcja-rodzica.