Klauzula informacyjna (Art. 13 RODO) — KLUB → członkowie / rodzice

Wzór do wdrożenia przez klub (administrator) wobec członków, zawodników i rodziców (np. na stronie zapisów, w deklaracji członkowskiej).

Zgodnie z art. 13 RODO informujemy:

1. Administrator danych: [NAZWA KLUBU], [ADRES], e-mail: [—], tel.: [—].
2. Inspektor Ochrony Danych: [jeśli powołano — dane kontaktowe; jeśli nie — usuń].
3. Cele i podstawy przetwarzania:
   • prowadzenie członkostwa, organizacja treningów i zawodów — art. 6 ust. 1 lit. b/f;
   • rozliczanie składek, obowiązki podatkowe/księgowe — art. 6 ust. 1 lit. c;
   • ewidencja i ograniczona publikacja oficjalnych wyników sportowych — art. 6 ust. 1 lit. f (interes Klubu w dokumentowaniu działalności), po przeprowadzeniu testu równowagi;
   • publikacja wizerunku (zdjęcia/relacje) — art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda);
   • kontakt w sprawie zapisu (formularz) — art. 6 ust. 1 lit. b/f;
   • dane zdrowotne — wyłącznie w minimalnym zakresie i na podstawie właściwej przesłanki z art. 9 ust. 2 RODO wskazanej przez Klub, np. wyraźnej, odrębnej zgody.
4. Dane dzieci i źródło: dane dziecka otrzymujemy zwykle od rodzica/opiekuna. Dziecku przekazujemy informację o przetwarzaniu w zrozumiałej, dostosowanej do wieku formie, najpóźniej w terminie wynikającym z art. 14 RODO. Zgody w imieniu dziecka składa osoba uprawniona, z uwzględnieniem zdania i dojrzałości dziecka.
5. Odbiorcy: dostawca systemu (platforma KlubOS — podmiot przetwarzający), hosting (Supabase, Vercel), oraz — w zakresie wyników — organizatorzy/związki sportowe.
6. Przekazywanie poza EOG: dane przetwarzane w UE/EOG; ewentualny transfer wyłącznie z odpowiednimi zabezpieczeniami (SCC).
7. Okres przechowywania: dane członkowskie — przez członkostwo i właściwy okres roszczeń; rozliczenia — przez okres wynikający z prawa podatkowego i rachunkowego; logi — do 12 miesięcy od zapisu; wizerunek — do cofnięcia zgody lub końca wskazanego celu; wyniki — przez okres określony po teście równowagi i podlegający przeglądom; szczegóły: „Retencja i subprocesorzy“(/dokumenty/retencja-subprocesorzy).
8. Prawa: dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw, a w zakresie zgód — wycofanie zgody w każdej chwili (bez wpływu na zgodność przetwarzania sprzed wycofania). Realizacja: [kontakt klubu].
9. Skarga: do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
10. Dobrowolność: podanie danych podstawowych jest warunkiem członkostwa; zgody (wizerunek, publikacja) są dobrowolne i nie warunkują udziału w treningach.
11. Automatyzacja: Klub nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie wpływają na osobę. Funkcje AI służą wyłącznie przygotowaniu projektów treści podlegających ocenie człowieka.
12. Podanie danych: dane podstawowe są wymagane do zawarcia lub wykonania członkostwa; ich brak może uniemożliwić udział. Zgody na wizerunek i marketing są dobrowolne.