Przeniesienie danych
Twój Excel wchodzi do systemu w takim stanie, w jakim jest
Najczęstszy powód, dla którego klub odkłada zmianę systemu, to nie cena, tylko wyobrażenie wieczoru spędzonego na przepisywaniu trzystu nazwisk. Nie trzeba niczego przepisywać. Poniżej dokładnie: co wchodzi, w jakiej postaci, ile to trwa i w którym momencie naprawdę nie warto nam za to płacić.
Co przenosimy, a czego nie
Dwie ostatnie pozycje w tej tabeli to rzeczy, których nie przenosimy. Są tu celowo — lepiej, żebyś dowiedział się o nich teraz niż w dniu startu.
| Dane | Kto to robi | Szczegóły |
|---|---|---|
| Zawodnicy | Zrobisz sam w panelu | Imię, nazwisko, rok lub pełna data urodzenia, płeć. Minimum, żeby wiersz wszedł, to nazwisko — resztę uzupełnisz później w panelu. |
| Grupy treningowe | Zrobisz sam w panelu | Tworzą się same z kolumny „Grupa". Nie musisz ich zakładać przed importem, choć warto — limit miejsc i próg rentowności dopisujesz już ręcznie. |
| Opiekunowie i powiązanie z dzieckiem | Zrobisz sam w panelu | Imię i nazwisko, e-mail, telefon. Opiekun podpina się do zawodnika z tego samego wiersza; dedup po e-mailu i nazwisku, więc rodzic dwójki dzieci nie zdubluje się w kartotece. |
| Przypisanie zawodnika do grupy | Zrobisz sam w panelu | Jeden zawodnik w dwóch grupach to po prostu dwa wiersze w pliku — dedup rozpozna tę samą osobę i doda drugie przypisanie. |
| Saldo otwarcia (zaległość z poprzedniego systemu) | Usługa migracji | Panel tego nie mapuje — robimy to przy migracji. Powstaje jedna należność „Saldo otwarcia (import)", która wchodzi w normalny obieg salda i windykacji. Dzięki temu nie zaczynasz od fikcyjnego zera. |
| Wyniki, starty i medale | Usługa migracji | Zawody, miejsca, kategorie — z bazy starej strony albo z arkusza z wynikami. Miejsca zapisane po ludzku („I", „5-7") normalizujemy; nazwiska tego samego zawodnika z różnych roczników scalamy w jedną kartotekę. |
| Galeria i pliki ze starej strony | Usługa migracji | Zdjęcia i dokumenty z serwera starej strony trafiają do galerii klubu, z konwersją do lżejszego formatu. Ścieżki w starej bazie są względne — dlatego potrzebujemy dostępu do plików, nie tylko do bazy. |
| Aktualności i teksty ze starej strony | Usługa migracji | Przenosimy treść, nie układ. Stary HTML z edytora sprzed lat trzeba wyczyścić przed wstawieniem, inaczej wnosi na nową stronę cudzą typografię i połamane tabele. |
| Historia obecności | Nie przenosimy | Nie przenosimy. Dziennik frekwencji zaczyna się od pierwszego treningu odhaczonego w KlubOS. Mówimy to wprost, bo to jedyna rzecz z tej listy, której klub zwykle się po cichu spodziewa. |
| Historia wpłat wiersz po wierszu | Nie przenosimy | Nie przenosimy poszczególnych wpłat sprzed migracji — przenosimy saldo. Liczba, która ma znaczenie w dniu startu, to ile rodzic jest winien dziś, a nie zapis sprzed dwóch lat. Stary arkusz zostaje Twoim archiwum. |
Najpierw sprawdź, czy w ogóle musisz nam płacić
Jeśli masz jeden arkusz, w którym każdy zawodnik to jeden wiersz, a w kolumnach są grupa i kontakt do rodzica — migracja jest Ci niepotrzebna. Import z pliku jest w panelu, trwa kilka minut, nic nie kosztuje i działa również w trakcie bezpłatnego triala. Zrób to sam i zostaw 899 zł w kasie klubu.
Zlecenie migracji ma sens wtedy, gdy dane siedzą w kilku plikach albo w poprzednim systemie, gdy masz wyniki i historię startów, gdy klub ma starą stronę z galerią — albo gdy po prostu nie masz na to wieczoru.
Jak wygląda import w panelu
- 1
Wgraj plik
Zawodnicy → Import z pliku (CSV). Jest tam też przycisk „Pobierz szablon CSV" — jeśli zaczynasz od zera, zacznij od niego.
- 2
Dopasuj kolumny
Panel sam zgaduje po nagłówkach („grupa", „rodzic", „telefon", „rocznik"). Poprawiasz to, co zgadł źle, resztę zostawiasz pustą.
- 3
Podgląd i import
Widzisz liczbę osób, grup i opiekunów oraz pierwsze dziesięć wierszy tak, jak wejdą do bazy. Dopiero potem klikasz import.
Jak ma wyglądać plik
Wymagana jest jedna kolumna: nazwisko. Wszystkie pozostałe są opcjonalne — brak kolumny nie blokuje importu, tylko zostawia puste pole do uzupełnienia później.
| Kolumna | Uwagi |
|---|---|
| Imię i Nazwisko | Osobne kolumny albo jedna „Imię i nazwisko". Gdy kolejność to Nazwisko Imię, przestawiasz to jednym przełącznikiem. |
| Rok urodzenia | Czysty rocznik, np. 2015. Bierze udział w rozpoznawaniu duplikatów, więc warto go mieć. |
| Data urodzenia | Format 2015-03-08 albo 08.03.2015 — oba działają, nie musisz przeformatowywać kolumny. |
| Płeć | Jedna litera albo słowo. Steruje kategoriami przy wynikach. |
| Grupa | Nazwa grupy treningowej. Brakujące grupy powstaną same. |
| Opiekun | Imię i nazwisko rodzica lub opiekuna. |
| E-mail opiekuna | Klucz do zaproszenia do Strefy Rodzica. Brak adresu nie blokuje importu — takiemu rodzicowi wydrukujesz kod dostępu. |
| Telefon opiekuna | Do SMS-ów i kontaktu przy odwołanym treningu. |
- Format: CSV. W Excelu: Plik → Zapisz jako → CSV UTF-8. Pierwszy wiersz to nagłówki.
- Separator: przecinek albo średnik — import rozpozna go sam, nie musisz nic ustawiać.
- Limity jednego pliku: 5 MB i 5000 wierszy. Większą bazę podziel na części albo zleć migrację.
- Nie masz od czego zacząć? W panelu jest przycisk „Pobierz szablon CSV" — gotowy plik z nagłówkami i przykładowym wierszem.
Dlaczego możesz kliknąć import bez strachu
Powtórzenie nie tworzy duplikatów
Import rozpoznaje tę samą osobę po imieniu, nazwisku i roczniku w obrębie Twojego klubu. Możesz puścić poprawiony plik drugi raz — dopisze braki, nie zdubluje kartoteki.
Jeden zły wiersz nie psuje reszty
Wiersze wchodzą pojedynczo. Błędny ląduje na liście pominiętych z powodem, cała reszta się zapisuje. Nie ma sytuacji „import padł na 300. nazwisku i trzeba od nowa".
Polskie znaki wchodzą całe
Excel na polskim Windowsie zapisuje CSV w Windows-1250, nie w UTF-8. Import sprawdza to sam i dekoduje właściwie — nie musisz konwertować pliku i nie zobaczysz „Kowalsk?" w kartotece.
Widzisz wynik co do liczby
Po imporcie dostajesz licznik: ilu zawodników dodano, ilu dopasowano do istniejących, ile grup powstało, ilu opiekunów doszło i które wiersze pominięto.
Co, jeśli arkusz jest bałaganem
Nie widzieliśmy jeszcze czystego arkusza klubowego i nie oczekujemy go od Ciebie. Oto typowe sytuacje i co się z nimi dzieje.
Imię i nazwisko w jednej kolumnie
Normalna sytuacja. Wskazujesz tę kolumnę, a przełącznik „Nazwisko Imię" ustawia kolejność. Nazwiska dwuczłonowe zostają w całości.
Osobna zakładka na każdą grupę
To jest ta praca, którą trzeba wykonać ręcznie: skleić zakładki w jeden arkusz i dopisać kolumnę „Grupa" z nazwą zakładki. Przy pięciu grupach to kwadrans, przy piętnastu — powód, żeby zlecić migrację.
Rocznik zapisany jako „2015 r." albo „12 lat"
Wiersz wejdzie, ale bez rocznika — a rocznik bierze udział w rozpoznawaniu duplikatów. Lepiej poprawić kolumnę przed importem niż scalać kartoteki potem.
Scalone komórki, puste wiersze, nagłówki w środku tabeli
Puste wiersze import odfiltrowuje sam. Scalone komórki rozbij przed zapisem do CSV — Excel zapisuje je jako jedną wartość i trzy puste, a tego nie da się już odgadnąć.
Połamane ogonki: „Å‚", „Ä…"
Nie poprawiaj ich ręcznie, bo to setki poprawek. Wróć do oryginalnego pliku i zapisz go jeszcze raz: Plik → Zapisz jako → CSV UTF-8.
Brak połowy adresów e-mail
Standard, nie problem. Importuj bazę bez nich — rodzicom bez adresu panel wydrukuje kody dostępu do Strefy, a adresy dopiszesz, gdy spłyną.
Zasada, która oszczędza najwięcej czasu: nie sprzątaj arkusza na zapas. Wgraj go najpierw na trialu i zobacz podgląd importu — dopiero on pokazuje, co system rozpozna sam, a co naprawdę wymaga poprawki. Połowa wieczorów spędzonych na czyszczeniu kolumn była niepotrzebna.
Klub ma starą stronę WWW
Wtedy w grze jest więcej niż lista nazwisk: archiwum wyników, galeria z piętnastu lat i pozycja w wyszukiwarce, na którą klub pracował latami.
Zawodnicy, zawody i wyniki wprost z bazy
Czytamy starą bazę, a nie stronę — dlatego wchodzą też te rekordy, których nigdzie nie było widać w menu. Każdy przeniesiony rekord niesie swój stary identyfikator, więc da się go później zweryfikować z oryginałem.
Kodowanie sprzed lat
Stare bazy potrafią deklarować jedno kodowanie, a trzymać w środku inne — nazwiska wychodzą wtedy w rozsypce. Czytamy surowe bajty i dekodujemy sami; to jedyny sposób, żeby „Wałęsa" nie wszedł do nowej bazy jako „Wa³êsa".
Stare adresy z Google
Najważniejsze adresy ze starej strony przekierowujemy trwale na nowe odpowiedniki — linki z wyszukiwarki i z cudzych stron dalej działają. Robiliśmy to dla UKJ Yuko: stare profile zawodników nie zgubiły pozycji.
Zgody, a nie automatyczna publikacja
Zawodnicy wchodzą z wyłączonym profilem publicznym i bez zgody na wizerunek — niezależnie od tego, co było na starej stronie. Publiczne profile i zdjęcia włączasz ręcznie, po zebraniu zgód. Migracja niczego za Ciebie nie opublikuje.
Domena zostaje Twoja
Nie przejmujemy domeny, tylko podpinamy ją do KlubOS. Jeśli wolisz najpierw popatrzeć, klub przez ten czas stoi pod adresem [nazwa].klubos.pl.
Tak wyglądało to w praktyce u pierwszego klubu na KlubOS: case study UKJ Yuko — 682 zawodników i 2 195 medali przeniesionych ze starej bazy.
Migracja zlecona nam
899 zł jednorazowo
Ta sama cena dla klubu z czterdziestoma i z czterystoma zawodnikami — nie liczymy za rekord. W Programie Klubu Założycielskiego migracja jest gratis.
W cenie
- Uporządkowanie plików po naszej stronie — nie wymagamy, żebyś przysłał czysty arkusz
- Import zawodników, grup, opiekunów i przypisań do grup
- Saldo otwarcia, czyli zaległości z poprzedniego systemu widoczne od pierwszego dnia
- Wyniki, starty i medale, jeśli je masz — w pliku albo w bazie starej strony
- Galeria, dokumenty i aktualności ze starej strony
- Przekierowania ze starych adresów, żeby nie stracić pozycji w wyszukiwarce
- Raport zgodności: ile rekordów było przed migracją i ile jest po niej
Czego w cenie nie ma
Wszystkiego, co trzeba przepisać z papieru. Papierowe karty zawodników, zeszyt obecności i teczka z deklaracjami to nie jest plik — takie dane wprowadza się ręcznie i tej pracy nie da się nikomu zlecić uczciwie.
Najlepszy moment na tę rozmowę to początek triala: wtedy widzimy Twoje pliki i możemy powiedzieć, ile z nich wejdzie samo.
Pytania o migrację
- Ile kosztuje przeniesienie danych do KlubOS?
- 899 zł jednorazowo, bez względu na rozmiar bazy — ta sama cena dla klubu z czterdziestoma i z czterystoma zawodnikami. W Programie Klubu Założycielskiego migracja jest gratis. Import z pliku CSV w panelu jest bezpłatny zawsze, również w trakcie 14-dniowego triala.
- Czy muszę zamawiać migrację, żeby zacząć?
- Nie. Jeśli masz jeden arkusz z zawodnikami, grupami i kontaktami do rodziców, wgraj go sam — import jest w panelu i trwa kilka minut. Usługę warto zlecić wtedy, gdy dane są w kilku plikach lub systemach, gdy masz wyniki i historię startów albo starą stronę z galerią.
- W jakim formacie ma być plik?
- CSV. W Excelu: Plik → Zapisz jako → CSV UTF-8. Pierwszy wiersz to nagłówki kolumn. Separator może być przecinkiem albo średnikiem — import rozpozna go sam. Limity jednego pliku: 5 MB i 5000 wierszy; większą bazę podziel na części albo zleć migrację.
- Co, jeśli mój arkusz to bałagan?
- To jest normalny stan wyjściowy i nie jest przeszkodą. Nie sprzątaj go na zapas — wgraj plik na trialu i zobacz podgląd importu. Dopiero on pokazuje, co naprawdę wymaga poprawki, a co system i tak rozpozna sam. Przy zleconej migracji przyjmujemy pliki w takim stanie, w jakim są.
- Czy przeniesiecie historię obecności i wpłat?
- Historii obecności nie przenosimy — dziennik startuje od pierwszego treningu w KlubOS. Z płatności przenosimy saldo, czyli aktualną zaległość, jako jednorazową należność „Saldo otwarcia". Poszczególnych wpłat sprzed migracji nie kopiujemy; stary arkusz zostaje Twoim archiwum.
- Mamy starą stronę WWW — co z nią?
- Przenosimy z niej zawodników, zawody, wyniki, galerię, dokumenty i aktualności, a najważniejsze stare adresy przekierowujemy trwale na nowe, żeby linki z Google dalej działały. Domena zostaje Twoja — podpinamy ją do KlubOS.
- Ile trwa migracja?
- Sam import w panelu to kilka minut. Przygotowanie arkusza własnymi siłami — od kwadransa do dwóch godzin, zależnie od stanu pliku. Migracja zlecona nam: kilka dni roboczych, a przy starej stronie z wynikami i galerią dłużej. Termin potwierdzamy po obejrzeniu plików, przed rozpoczęciem pracy.
Krok po kroku w instrukcji obsługi: pierwsze uruchomienie klubu.
Sprawdź import na własnym pliku, zanim cokolwiek zdecydujesz
Trial trwa 14 dni i nie wymaga karty. Wgraj swój arkusz, zobacz podgląd i dopiero wtedy oceń, czy potrzebujesz naszej pomocy.