Przejdź do treści
Wypróbuj

Umowa KlubOS dla klubu sportowego

Dokument łączy: umowę SaaS, świadczenie usługi strony WWW, umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, zasady migracji danych oraz warunki subskrypcji usługi KlubOS. Umowa zawierana jest w formie elektronicznej, poprzez zaznaczenie wymaganych zgód w formularzu zamówienia oraz opłacenie usługi.

1. Strony

Umowa zostaje zawarta pomiędzy:

BH WANDEX, ul. Erazma Ciołka 8/210, 01-402 Warszawa, NIP 525-191-70-81 (VAT UE: PL5251917081), REGON 012756421, operator platformy KlubOS, e-mail: lukasz.czechowski@klubos.pl, dalej jako Operator albo KlubOS,

a

Klub, podmiotem (Klientem), którego pełna nazwa, siedziba, NIP oraz osoba uprawniona do reprezentacji zostają wskazane w formularzu zamówienia w chwili zakupu i akceptacji niniejszej umowy, dalej jako Klub.

Operator i Klub dalej łącznie jako Strony.

2. Charakter umowy

  1. Umowa określa zasady odpłatnego udostępniania Klubowi systemu KlubOS w modelu SaaS, obejmującego w szczególności:
    • publiczną stronę WWW klubu, w domenie własnej Klubu albo subdomenie *.klubos.pl,
    • panel administracyjny dla kadry Klubu,
    • Strefę Rodzica,
    • moduły zawodników, opiekunów, grup, frekwencji, składek, płatności, wyników, stopni/pasów, komunikacji, dokumentów, treści WWW, raportów i innych funkcji dostępnych w wybranym planie,
    • hosting, utrzymanie, aktualizacje i zabezpieczenia platformy.
  2. Umowa obejmuje również powierzenie Operatorowi przetwarzania danych osobowych przez Klub zgodnie z art. 28 RODO.
  3. Jeżeli Strony uzgodnią migrację danych, umowa obejmuje także jednorazową usługę importu danych z dotychczasowych źródeł Klubu do KlubOS.
  4. Umowa jest zawierana w relacji B2B / organizacyjnej. Jeżeli Klub zawiera umowę jako konsument albo podmiot korzystający z ochrony konsumenckiej, postanowienia wymagają osobnego dostosowania.

3. Definicje

  1. KlubOS - system informatyczny Operatora służący do zarządzania klubem sportowym, stroną WWW, komunikacją, dokumentami, finansami klubowymi i danymi sportowymi.
  2. Abonament - cykliczna opłata miesięczna albo roczna za korzystanie z KlubOS.
  3. Plan - wariant usługi określający limity i funkcje, np. Start, Klub, Pro albo Enterprise.
  4. Dane Klubu - dane, treści, pliki i konfiguracje wprowadzone lub przekazane przez Klub, jego kadrę, rodziców/opiekunów lub zawodników.
  5. Dane osobowe Klubu - dane osobowe, dla których Klub jest administratorem, a Operator podmiotem przetwarzającym.
  6. Użytkownicy - osoby korzystające z KlubOS po stronie Klubu, w tym członkowie zarządu, trenerzy, pracownicy, współpracownicy, opiekunowie i rodzice.
  7. Treści publiczne - treści przeznaczone do publikacji na stronie WWW Klubu, w szczególności aktualności, galerie, trenerzy, wyniki, wydarzenia, dokumenty publiczne i profile zawodników dopuszczone do publikacji.
  8. Subprocesor - podmiot, któremu Operator powierza określone operacje przetwarzania danych w celu świadczenia usługi.

4. Oświadczenia Klubu

Klub oświadcza, że:

  1. jest uprawniony do zawarcia umowy i korzystania z KlubOS w ramach swojej działalności,
  2. jest administratorem danych osobowych zawodników, rodziców/opiekunów, kadry, członków i kandydatów do Klubu,
  3. posiada albo zapewni właściwe podstawy prawne przetwarzania danych, w tym danych małoletnich, danych kontaktowych opiekunów, danych rozliczeniowych, danych sportowych, wizerunku, wyników oraz - jeżeli Klub je wprowadza - danych o zdrowiu lub zdolności do treningu,
  4. będzie realizował wobec osób, których dane dotyczą, obowiązki informacyjne i prawa wynikające z RODO,
  5. nie będzie wprowadzał do systemu danych niepotrzebnych do działalności Klubu lub danych, których nie wolno mu przetwarzać,
  6. odpowiada za zgodność Treści publicznych z prawem, dobrymi obyczajami, prawami osób trzecich, prawami autorskimi, prawem do wizerunku i zasadami ochrony małoletnich.

5. Zakres usługi

  1. Operator udostępnia Klubowi KlubOS zgodnie z wybranym Planem i aktualną specyfikacją funkcji.
  2. W standardowym zakresie KlubOS może obejmować:
    • stronę WWW Klubu z aktualnościami, galeriami, grafikiem, trenerami, dokumentami, sukcesami i formularzami,
    • panel kadry Klubu,
    • kartotekę zawodników, opiekunów, grup i trenerów,
    • ewidencję frekwencji, check-in QR, nieobecności i raporty,
    • moduły wyników sportowych, zawodów, pasów, stopni, egzaminów i dyplomów,
    • składki, należności, płatności online, autopłatności, sklep, obozy, import wyciągów bankowych, jeżeli są dostępne w Planie,
    • komunikację e-mail, SMS, push i raporty do rodziców, jeżeli są dostępne w Planie,
    • wzory dokumentów RODO, zgód, klauzul i dokumentów ochrony małoletnich,
    • eksport danych oraz narzędzia administracyjne.
  3. Operator może rozwijać, zmieniać i ulepszać KlubOS, o ile nie pozbawia Klubu zasadniczych funkcji wykupionego Planu bez zapewnienia funkcjonalnie równoważnego rozwiązania.
  4. Funkcje eksperymentalne, beta, AI, automatyzacje i integracje zewnętrzne mogą działać z ograniczeniami i mogą być zmieniane lub wycofywane.

6. Strona WWW, domena i treści

  1. Strona WWW Klubu jest częścią usługi i działa w oparciu o dane oraz treści zapisane w KlubOS.
  2. Klub pozostaje właścicielem Treści publicznych i odpowiada za ich legalność.
  3. Operator otrzymuje niewyłączną, nieodpłatną licencję na wykorzystywanie Treści publicznych w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi, hostingu, publikacji, optymalizacji, kopii zapasowych i migracji.
  4. Jeżeli Klub korzysta z własnej domeny, Klub odpowiada za jej zakup, odnowienie i utrzymanie, chyba że Strony uzgodnią inaczej.
  5. Operator pomaga technicznie podłączyć domenę, ale nie odpowiada za przerwy wynikające z błędnej konfiguracji DNS, braku odnowienia domeny, awarii rejestratora lub działań osób trzecich.
  6. Klub zobowiązuje się nie publikować treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich, dóbr osobistych, praw autorskich, praw do wizerunku, zasad ochrony dzieci albo regulacji sportowych.
  7. Operator może czasowo zablokować lub usunąć treść, jeżeli otrzyma wiarygodne zgłoszenie bezprawności, nakaz organu, informację o naruszeniu praw osób trzecich albo stwierdzi oczywiste zagrożenie dla bezpieczeństwa, prywatności lub małoletnich. Operator informuje Klub o przyczynie, chyba że zabrania tego prawo albo bezpieczeństwo postępowania.

7. Konta, role i bezpieczeństwo po stronie Klubu

  1. Klub odpowiada za nadawanie, odbieranie i kontrolę uprawnień Użytkowników.
  2. Klub powinien stosować zasadę minimalnych uprawnień, szczególnie dla danych finansowych, medycznych, PESEL, dokumentów i danych dzieci.
  3. Klub odpowiada za poufność loginów, haseł i urządzeń Użytkowników.
  4. Klub nie może udostępniać kont osobom nieuprawnionym ani korzystać z kont wspólnych, jeżeli utrudnia to rozliczalność.
  5. Operator może zawiesić konto Użytkownika lub dostęp Klubu w przypadku uzasadnionego podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa.

8. Dane, które KlubOS może przetwarzać

W zależności od konfiguracji i Planu KlubOS może przetwarzać następujące kategorie danych:

Kategoria osób Przykładowe dane
zawodnicy, w tym małoletni imię, nazwisko, data lub rok urodzenia, płeć, grupa, status aktywności, zdjęcie, bio sportowe, stopień/pas, waga, kategorie startowe, historia wyników, obecności, nieobecności, status licencji, ubezpieczenia, badań, zgody publikacyjne
rodzice/opiekunowie imię, nazwisko, e-mail, telefon, powiązanie z zawodnikiem, status płatnika, zgody kontaktowe, konto Strefy Rodzica
kadra Klubu imię, nazwisko, e-mail, telefon, rola, uprawnienia, historia działań w panelu
kandydaci/leady dane z formularza zapisu, kontakt, źródło zgłoszenia, notatki Klubu
płatności i rozliczenia składki, należności, status płatności, zamówienia, obozy, identyfikatory transakcji, salda, importowane pozycje wyciągu bankowego
treści i media aktualności, galerie, zdjęcia, dokumenty, pliki, komunikaty, wyniki, wydarzenia
dane techniczne logi bezpieczeństwa, audyt zmian, identyfikatory kont, adresy IP w zakresie wymaganym przez dostawców infrastruktury

9. Dane szczególnych kategorii i dane dzieci

  1. KlubOS jest projektowany z myślą o klubach dziecięco-młodzieżowych, dlatego dane małoletnich wymagają szczególnej ostrożności.
  2. Dane o zdrowiu, zdolności do treningu, badaniach, przeciwwskazaniach, orzeczeniach, licencjach medycznych lub podobne dane mogą stanowić szczególne kategorie danych w rozumieniu art. 9 RODO. Klub może je przetwarzać w KlubOS wyłącznie wtedy, gdy ma odpowiednią podstawę prawną i ograniczy dostęp do osób z rolą need-to-know.
  3. Operator nie decyduje samodzielnie o celach i podstawach przetwarzania danych dzieci po stronie Klubu.
  4. Publikacja wizerunku, profilu publicznego zawodnika albo danych identyfikujących małoletniego wymaga podstawy prawnej po stronie Klubu. Dla wizerunku należy zapewnić podstawę z RODO oraz, gdy ma zastosowanie, zezwolenie na rozpowszechnianie z art. 81 prawa autorskiego, określające kanały, cel i okres.
  5. Klub powinien korzystać z rozdzielnych zgód, w szczególności dla wizerunku, publikacji profilu, komunikacji marketingowej i kanałów kontaktu.

10. Płatności, abonament i plany

  1. Opłaty są naliczane zgodnie z Planem wybranym przez Klub i cennikiem obowiązującym w dniu zamówienia.
  2. Abonament może być płatny miesięcznie albo rocznie z góry.
  3. Plan roczny może obejmować rabat, np. równowartość dwóch miesięcy gratis, jeżeli wynika to z oferty.
  4. Ceny mogą być podane netto, chyba że oferta wyraźnie wskazuje inaczej. Do cen może zostać doliczony VAT, jeżeli jest należny.
  5. Brak płatności w terminie może skutkować ograniczeniem funkcji, zawieszeniem dostępu albo rozwiązaniem umowy po uprzednim wezwaniu Klubu do zapłaty, z terminem nie krótszym niż 7 dni.
  6. Zawieszenie dostępu nie zwalnia Klubu z obowiązku zapłaty opłat należnych za okres korzystania z usługi.
  7. Usługi dodatkowe, takie jak migracja danych, niestandardowe wdrożenie, dedykowany import, integracje, indywidualny szablon, dodatkowe SMS-y, prace graficzne albo wsparcie poza standardem, są płatne osobno, chyba że oferta stanowi inaczej.

11. Płatności rodziców i środki Klubu

  1. Jeżeli Klub włącza płatności online dla rodziców/opiekunów, płatności są obsługiwane przez Przelewy24 (PayPro S.A.) na podstawie umowy zawartej przez Klub bezpośrednio z tym operatorem. Klub wprowadza własne dane dostępowe (Merchant ID, klucze) w panelu, w sekcji „Konfiguracja płatności“.
  2. Środki wpłacane przez rodziców trafiają bezpośrednio na konto Klubu u operatora płatności. Operator nie pośredniczy w tych środkach i nie pobiera od nich prowizji. Rozliczenie Klubu z Operatorem obejmuje wyłącznie abonament za Usługę.
  3. Abonament Klubu u Operatora rozliczany jest odrębnie, przez Stripe. Stripe nie uczestniczy w płatnościach rodziców na rzecz Klubu.
  4. Operator świadczy usługę techniczną platformy i nie prowadzi rachunku płatniczego Klubu ani nie wchodzi w posiadanie środków Klubu. Usługę płatniczą świadczy licencjonowany dostawca na podstawie własnych warunków. Operator może otrzymywać od tego dostawcy prowizję partnerską, rozliczaną z marży dostawcy; nie podwyższa ona stawki Klubu ani kwoty płaconej przez rodzica.
  5. Dostawca płatności może działać jako odrębny administrator w zakresie KYC, zapobiegania nadużyciom, wykonania transakcji i obowiązków regulacyjnych. Jego rola w pozostałym zakresie wynika z właściwej umowy i dokumentacji prywatności.
  6. Klub odpowiada za prawidłowe skonfigurowanie danych rozliczeniowych, rachunku, cen, składek, zasad zwrotów i obowiązków podatkowych wobec swoich członków, rodziców i opiekunów.

12. Migracja danych

  1. Migracja danych jest usługą jednorazową wykonywaną na podstawie uzgodnionego zakresu.
  2. Migracja może obejmować w szczególności: zawodników, opiekunów, grupy, trenerów, wyniki, zawody, stopnie, galerie, aktualności, dokumenty, historię płatności, archiwum strony WWW, przekierowania 301 i konfigurację Klubu.
  3. Klub oświadcza, że ma prawo przekazać Operatorowi źródłowe dane do migracji oraz że ich pozyskanie było zgodne z prawem.
  4. Klub odpowiada za kompletność, jakość i prawdziwość danych źródłowych. Operator nie odpowiada za błędy wynikające z nieczytelnych, sprzecznych, niepełnych, uszkodzonych lub nielegalnie pozyskanych danych źródłowych.
  5. Operator może wykonać czyszczenie, mapowanie i normalizację danych w zakresie koniecznym do importu.
  6. Po imporcie Klub powinien zweryfikować próbkę danych lub całość danych w terminie 14 dni. Brak zgłoszenia istotnych błędów w tym terminie oznacza odbiór migracji, z zastrzeżeniem błędów ukrytych.
  7. Operator nie gwarantuje przeniesienia danych, których format, jakość, prawa autorskie, ograniczenia techniczne albo brak dostępu uniemożliwiają import.
  8. Po zakończeniu migracji Operator usuwa robocze kopie plików źródłowych w terminie wskazanym w załączniku retencyjnym, chyba że Strony uzgodnią dłuższe przechowanie na potrzeby poprawek.

13. Własność intelektualna

  1. KlubOS, kod, architektura, interfejsy, dokumentacja techniczna, nazwa, znaki towarowe, know-how, szablony i mechanizmy automatyzacji stanowią własność Operatora albo jego licencjodawców.
  2. Klub otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną, ograniczoną czasowo licencję na korzystanie z KlubOS wyłącznie na potrzeby własnej działalności sportowej i organizacyjnej.
  3. Klub nie może kopiować, dekompilować, odtwarzać kodu źródłowego, obchodzić zabezpieczeń, tworzyć konkurencyjnego produktu na podstawie dostępu do KlubOS ani udostępniać systemu podmiotom trzecim poza własną organizacją.
  4. Treści Klubu pozostają własnością Klubu albo uprawnionych osób trzecich. Klub udziela Operatorowi licencji technicznej w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi.
  5. Operator może używać nazwy i logo Klubu w portfolio, case study i materiałach sprzedażowych, chyba że Klub zastrzeże pisemnie inaczej. Publikacja case study z danymi operacyjnymi Klubu wymaga odrębnej akceptacji Klubu.

14. Poufność

  1. Strony zobowiązują się zachować poufność informacji technicznych, organizacyjnych, handlowych, finansowych i danych niepublicznych uzyskanych w związku z umową.
  2. Obowiązek poufności nie dotyczy informacji publicznych, znanych wcześniej bez naruszenia prawa, ujawnionych za zgodą drugiej Strony albo wymaganych przez prawo, sąd lub organ.
  3. Obowiązek poufności obowiązuje przez czas trwania umowy i 5 lat po jej zakończeniu, a w zakresie tajemnicy przedsiębiorstwa - tak długo, jak informacja zachowuje poufny charakter.

15. Bezpieczeństwo i dostęp Operatora

  1. Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w szczególności:
    • izolację danych klubów w modelu multi-tenant,
    • Row Level Security w bazie danych,
    • role i kontrolę dostępu,
    • szyfrowanie transmisji HTTPS/TLS,
    • ograniczenie dostępu do sekretów i kluczy,
    • logi audytowe dla zmian danych wrażliwych,
    • kopie zapasowe,
    • sanityzację treści HTML,
    • ograniczenie publicznego dostępu do danych osobowych,
    • mechanizmy rate limiting tam, gdzie jest to uzasadnione.
  2. Operator może mieć techniczny dostęp administracyjny do środowiska, bazy, logów i plików w zakresie koniecznym do utrzymania, bezpieczeństwa, wsparcia, migracji i realizacji umowy.
  3. Operator nie powinien przeglądać danych osobowych Klubu bez potrzeby operacyjnej, zgłoszenia wsparcia, migracji, incydentu, obowiązku prawnego albo wyraźnego polecenia Klubu.
  4. Klub przyjmuje do wiadomości, że pełna niedostępność danych dla Operatora nie jest możliwa w modelu podmiotu przetwarzającego, hostingu i utrzymania systemu, natomiast dostęp powinien być ograniczony organizacyjnie i technicznie.

16. Dostępność, wsparcie i przerwy techniczne

  1. Operator świadczy usługę z należytą starannością właściwą dla profesjonalnego dostawcy SaaS.
  2. Operator dąży do wysokiej dostępności usługi, ale nie gwarantuje nieprzerwanego działania, chyba że Strony zawrą odrębne SLA. Operator dobiera i nadzoruje dostawców z należytą starannością i nie wyłącza odpowiedzialności za podwykonawców w zakresie wynikającym z prawa.
  3. Operator może prowadzić prace techniczne, aktualizacje, migracje i przerwy konserwacyjne. W miarę możliwości informuje Klub z wyprzedzeniem.
  4. Wsparcie jest świadczone kanałami wskazanymi w ofercie albo panelu, w godzinach roboczych Operatora, chyba że Plan przewiduje wsparcie rozszerzone.
  5. Operator nie odpowiada za awarie dostawców zewnętrznych, Internetu, DNS, operatorów płatności, poczty, SMS, urządzeń Klubu lub błędów konfiguracji po stronie Klubu, chyba że wynikają z winy Operatora.

17. Zakazane działania

Klub i Użytkownicy nie mogą:

  1. korzystać z KlubOS niezgodnie z prawem, umową lub przeznaczeniem,
  2. testować zabezpieczeń bez pisemnej zgody Operatora,
  3. wprowadzać złośliwego kodu, treści bezprawnych, danych pozyskanych nielegalnie lub materiałów naruszających prawa osób trzecich,
  4. obchodzić limitów Planu, zabezpieczeń, opłat lub kontroli dostępu,
  5. wykorzystywać systemu do spamu, nękania, dyskryminacji, naruszenia dóbr osobistych lub działań sprzecznych z ochroną małoletnich,
  6. udostępniać danych osobowych innym klubom lub osobom nieuprawnionym przez funkcje systemu.

18. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

  1. Klub jako Administrator powierza Operatorowi jako Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie Danych osobowych Klubu.
  2. Powierzenie następuje na czas obowiązywania umowy oraz dodatkowy czas niezbędny do zwrotu, eksportu, usunięcia danych i obsługi kopii zapasowych.
  3. Przedmiotem powierzenia jest przetwarzanie danych w celu świadczenia KlubOS, utrzymania strony WWW, panelu, Strefy Rodzica, hostingu, wsparcia, migracji, integracji, bezpieczeństwa, kopii zapasowych, komunikacji i rozliczeń funkcji systemowych.
  4. Charakter przetwarzania obejmuje w szczególności: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie przez transmisję w ramach systemu, ograniczanie, usuwanie, eksportowanie i niszczenie danych.
  5. Operator przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klubu, chyba że obowiązek przetwarzania wynika z prawa.
  6. Poleceniami Klubu są w szczególności: umowa, konfiguracja systemu, działania Użytkowników w panelu, zgłoszenia wsparcia, importy, eksporty, ustawienia publikacji, zgody i integracje aktywowane przez Klub.
  7. Operator zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do poufności.
  8. Operator pomaga Klubowi, w miarę możliwości i charakteru usługi, w realizacji praw osób, których dane dotyczą, obowiązków bezpieczeństwa, oceny ryzyka, naruszeń, DPIA i konsultacji z organem.
  9. Operator zgłasza Klubowi naruszenie ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości nie później niż w 24 godziny od stwierdzenia naruszenia przez Operatora.
  10. Klub jako administrator ocenia, czy naruszenie wymaga zgłoszenia Prezesowi UODO w terminie 72 godzin i czy wymaga zawiadomienia osób, których dane dotyczą.
  11. Operator udostępnia informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO oraz umożliwia audyt na zasadach z niniejszej umowy.

19. Subprocesorzy

  1. Klub udziela Operatorowi ogólnej zgody na korzystanie z Subprocesorów niezbędnych do świadczenia usługi.
  2. Lista podstawowych Subprocesorów stanowi Załącznik nr 2.
  3. Operator informuje Klub o planowanej zmianie Subprocesora przez publikację w panelu, wiadomość e-mail albo aktualizację dokumentu, co najmniej 14 dni przed zmianą, chyba że pilna zmiana jest konieczna dla bezpieczeństwa, ciągłości działania albo zastąpienia niedostępnego dostawcy.
  4. Klub może zgłosić uzasadniony sprzeciw wobec nowego Subprocesora. Jeżeli Strony nie uzgodnią rozwiązania, Klub może wypowiedzieć umowę w zakresie dotkniętym zmianą.
  5. Operator nakłada na Subprocesorów obowiązki ochrony danych nie mniej restrykcyjne niż wynikające z niniejszej umowy, w zakresie właściwym dla usługi danego Subprocesora.

20. Transfer poza EOG

  1. Operator dąży do przetwarzania danych w UE/EOG.
  2. Jeżeli dostawca infrastruktury, płatności, poczty, SMS, analityki lub wsparcia powoduje transfer poza EOG, transfer odbywa się na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych, w szczególności standardowych klauzul umownych, decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo innego mechanizmu przewidzianego w RODO.
  3. Klub przyjmuje do wiadomości, że część globalnych dostawców technologicznych może zapewniać wsparcie techniczne lub przetwarzanie metadanych poza EOG.

21. Audyt

  1. Klub może raz w roku zażądać informacji potwierdzających zgodność przetwarzania z umową i RODO.
  2. Audyt bezpośredni wymaga co najmniej 14 dni uprzedzenia, uzgodnienia zakresu, terminu, czasu trwania i zasad bezpieczeństwa.
  3. Audyt nie może naruszać bezpieczeństwa KlubOS, tajemnicy przedsiębiorstwa Operatora, praw innych klubów ani poufności danych innych klientów.
  4. Operator może zaproponować bezpieczniejszy sposób lub dokumenty zastępcze, jeżeli żądany sposób audytu jest nadmierny albo zagraża bezpieczeństwu. Nie ogranicza to prawa Administratora do skutecznego audytu wymaganego art. 28 RODO.
  5. Koszty audytu ponosi Klub, chyba że audyt wykaże istotne zawinione naruszenie po stronie Operatora.

22. Retencja, eksport i usunięcie danych

  1. W czasie trwania umowy Klub może korzystać z dostępnych funkcji eksportu danych.
  2. Po zakończeniu umowy Operator zapewnia Klubowi możliwość eksportu danych przez 30 dni, chyba że dostęp został zablokowany z powodu poważnego naruszenia prawa lub bezpieczeństwa.
  3. Po upływie okresu eksportu Operator usuwa Dane Klubu z aktywnych systemów, chyba że Klub wybrał ich zwrot, prawo nakazuje dalsze przechowywanie albo Strony udokumentowały skuteczną anonimizację do odrębnego celu.
  4. Kopie zapasowe są usuwane w cyklu rotacji backupów. Dane mogą pozostawać w backupach do końca cyklu retencji technicznej, bez aktywnego wykorzystywania, chyba że odtworzenie jest konieczne z przyczyn bezpieczeństwa lub ciągłości działania.
  5. Dane rozliczeniowe Operatora dotyczące Klubu mogą być przechowywane przez okres wymagany przepisami księgowymi, podatkowymi i dochodzeniem roszczeń.
  6. Wyniki sportowe, archiwa publiczne i treści historyczne mogą wymagać osobnych decyzji Klubu jako administratora, w tym anonimizacji lub zachowania jako archiwum sportowego.

23. Odpowiedzialność Klubu

Klub odpowiada za:

  1. legalność danych i treści przekazanych do KlubOS,
  2. podstawy prawne przetwarzania danych osób w Klubie,
  3. obowiązki informacyjne wobec zawodników, rodziców, opiekunów, kadry i kandydatów,
  4. zgody na wizerunek, publikację profili, publikację wyników i kontakt,
  5. prawidłowość składek, cen, płatności, podatków, dokumentów i zwrotów wobec rodziców/opiekunów,
  6. działania Użytkowników, którym nadał dostęp,
  7. zgodność działalności sportowej z przepisami, regulaminami związków sportowych i zasadami ochrony małoletnich.

24. Odpowiedzialność Operatora

  1. Operator odpowiada za należyte świadczenie usługi, bezpieczeństwo techniczne platformy i wykonywanie obowiązków podmiotu przetwarzającego.
  2. Operator nie odpowiada za:
    • decyzje Klubu jako administratora danych,
    • treści, zgody, podstawy prawne i publikacje Klubu,
    • błędy danych źródłowych przekazanych do migracji,
    • decyzje sportowe, medyczne, finansowe lub organizacyjne Klubu,
    • utracone korzyści Klubu, spadek naboru, wyników sportowych, reputacji lub przychodów, o ile szkoda nie wynika z umyślnego działania Operatora,
    • awarie lub działania dostawców zewnętrznych niezależne od Operatora.
  3. Łączna odpowiedzialność Operatora z tytułu umowy, z wyłączeniem odpowiedzialności, której nie można ograniczyć prawnie, jest ograniczona do sumy opłat netto zapłaconych przez Klub za ostatnie 12 miesięcy przed zdarzeniem powodującym szkodę.
  4. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie, naruszenia poufności ani odpowiedzialności, której nie można ograniczyć na podstawie RODO lub innych bezwzględnie obowiązujących przepisów.

25. Zawarcie umowy online i wymuszona akceptacja

  1. Umowa może być zawarta:
    • przez podpis kwalifikowany, podpis odręczny lub dokumentową akceptację e-mail,
    • przez zaakceptowanie dokumentów w procesie zamówienia na www.klubos.pl,
    • przez opłacenie subskrypcji po zaznaczeniu wymaganych checkboxów.
  2. Proces zamówienia online musi wymagać aktywnego zaznaczenia co najmniej:
    • akceptacji Regulaminu/Umowy KlubOS,
    • zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych,
    • potwierdzenia uprawnienia osoby zamawiającej do reprezentowania Klubu,
    • żądania rozpoczęcia świadczenia usługi po zakupie, jeżeli jest potrzebne ze względu na status Klubu,
    • potwierdzenia zapoznania się z Polityką prywatności Operatora.
  3. Checkboxy nie mogą być domyślnie zaznaczone.
  4. System powinien zapisywać: wersję dokumentów, datę i godzinę akceptacji, e-mail osoby akceptującej, nazwę Klubu, plan, cykl, adres IP lub identyfikator sesji, identyfikator transakcji Stripe i treść zaakceptowanych oświadczeń.
  5. Brak akceptacji wymaganych dokumentów powinien blokować utworzenie sesji płatności po stronie serwera, nie tylko w przeglądarce.
  6. Rekomendowane brzmienie checkboxów:
[ ] Oświadczam, że jestem uprawniony/a do reprezentowania klubu lub zawarcia umowy w jego imieniu oraz zamawiam usługę KlubOS w wybranym planie.

[ ] Akceptuję Umowę/Regulamin usługi KlubOS, w tym zasady abonamentu, płatności, odpowiedzialności, zawieszenia usługi i treści publikowanych przez klub.

[ ] W imieniu Klubu jako administratora danych zawieram z BH WANDEX umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO, obejmującą dane zawodników, rodziców/opiekunów, kadry, kandydatów, płatności i treści klubu.

[ ] Potwierdzam, że Klub posiada podstawy prawne do przekazania i przetwarzania danych w KlubOS, w tym danych małoletnich, wizerunku, wyników sportowych oraz danych migrowanych z dotychczasowych systemów.

[ ] Zapoznałem/am się z Polityką prywatności Operatora dotyczącą danych osoby zamawiającej i kontaktów handlowych.
  1. Przy zamówieniu migracji należy dodać checkbox:
[ ] Zlecam migrację danych Klubu do KlubOS i potwierdzam, że Klub ma prawo przekazać te dane Operatorowi w celu importu, mapowania, czyszczenia i weryfikacji.

26. Czas trwania i wypowiedzenie

  1. Umowa zostaje zawarta na czas trwania opłaconej subskrypcji i odnawia się automatycznie na kolejne okresy rozliczeniowe, chyba że Klub zrezygnuje z odnowienia.
  2. Klub może wypowiedzieć subskrypcję ze skutkiem na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego.
  3. Operator może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30 dni wypowiedzenia.
  4. Operator może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Klub:
    • rażąco narusza umowę,
    • wykorzystuje system niezgodnie z prawem,
    • narusza bezpieczeństwo lub prawa osób trzecich,
    • zalega z płatnością pomimo wezwania,
    • przetwarza lub publikuje dane w sposób stwarzający poważne ryzyko dla małoletnich lub osób, których dane dotyczą.
  5. Zakończenie umowy nie wpływa na obowiązek zapłaty opłat należnych za okres przed zakończeniem.

27. Zmiany umowy i cennika

  1. Operator może zmienić umowę, regulamin, załączniki, cennik lub listę Subprocesorów z ważnych przyczyn, w szczególności zmian prawa, technologii, funkcji, bezpieczeństwa, kosztów dostawców, modelu płatności lub zakresu usługi.
  2. Operator informuje Klub o istotnych zmianach z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni.
  3. Jeżeli zmiana istotnie pogarsza sytuację Klubu, Klub może zrezygnować z usługi ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie.
  4. Zmiana Planu, limitów, funkcji dodatkowych lub ceny wynikająca z wyboru Klubu obowiązuje od momentu potwierdzenia w panelu, Stripe albo uzgodnienia Stron.

28. Postanowienia DSA i zgłaszanie treści

  1. W zakresie, w jakim KlubOS przechowuje i publicznie udostępnia treści Klubu, Operator może działać jako dostawca usługi hostingu w rozumieniu przepisów o usługach cyfrowych.
  2. Zgłoszenia bezprawnych treści można kierować na adres: lukasz.czechowski@klubos.pl.
  3. Zgłoszenie powinno zawierać URL, opis naruszenia, uzasadnienie, dane zgłaszającego i oświadczenie o działaniu w dobrej wierze.
  4. Operator może podjąć działania adekwatne do zgłoszenia, w tym przekazać zgłoszenie Klubowi, ograniczyć widoczność treści, usunąć treść, zabezpieczyć dowody lub odmówić działania, jeżeli zgłoszenie jest bezzasadne.
  5. Klub ma prawo odwołać się od decyzji Operatora w terminie 14 dni.

29. Prawo właściwe i spory

  1. Do umowy stosuje się prawo polskie oraz właściwe przepisy prawa Unii Europejskiej.
  2. Strony będą dążyć do polubownego rozwiązania sporów.
  3. Sądem właściwym jest sąd właściwy dla siedziby Operatora, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.

30. Załączniki

Załączniki stanowią integralną część umowy:

  1. Załącznik nr 1 - Zakres powierzenia danych.
  2. Załącznik nr 2 - Subprocesorzy.
  3. Załącznik nr 3 - Retencja i usunięcie danych.
  4. Załącznik nr 4 - Migracja danych.
  5. Załącznik nr 5 - Plany, limity i ceny.

Załącznik nr 1 - Zakres powierzenia danych

Element Zakres
Administrator Klub
Podmiot przetwarzający BH WANDEX / Operator KlubOS
Cel świadczenie KlubOS, strony WWW, panelu, Strefy Rodzica, hostingu, wsparcia, migracji, komunikacji, płatności, raportów i bezpieczeństwa
Czas okres umowy plus okres eksportu/usunięcia/backupów
Kategorie osób zawodnicy, dzieci, rodzice/opiekunowie, kadra, członkowie, kandydaci, płatnicy, osoby kontaktowe
Kategorie danych dane identyfikacyjne, kontaktowe, sportowe, organizacyjne, rozliczeniowe, komunikacyjne, wizerunek, dokumenty, logi działań
Dane szczególne tylko jeśli Klub je wprowadzi: dane zdrowotne, badania, przeciwwskazania, zdolność do treningu/startu; dostęp ograniczony rolami
Operacje przechowywanie, organizowanie, publikowanie zgodnie z ustawieniami Klubu, eksport, usuwanie, backup, import, wsparcie
Polecenia umowa, konfiguracja panelu, działania Użytkowników, zgłoszenia wsparcia, importy i eksporty

Załącznik nr 2 - Subprocesorzy

Wykaz należy każdorazowo skonfrontować z aktywną konfiguracją kont i umowami dostawców. Podmiot niewłączony nie otrzymuje danych; dostawca płatności może być odrębnym administratorem w zakresie regulowanym.

Subprocesor Rola Dane Lokalizacja / transfer
Supabase baza PostgreSQL, Auth, Storage, Edge Functions dane systemowe i osobowe Klubu region UE
Vercel Inc. hosting strony WWW i panelu, CDN, logi treści publiczne, logi techniczne, routing EOG/USA zależnie od funkcji; SCC i ocena transferu, gdy transfer występuje
Stripe Payments Europe, Ltd. i podmioty Stripe wyłącznie abonament Klubu u Operatora; nie uczestniczy w płatnościach rodziców dane płatnicze osoby zamawiającej abonament, metadane subskrypcji, e-mail płatnika EOG/USA; mechanizm zgodny z umową Stripe; możliwa rola odrębnego administratora
PayPro S.A. (Przelewy24) płatności rodziców na rzecz Klubu, jeżeli Klub je włączy dane płatnika, zamówienia, identyfikatory transakcji Polska/EOG; możliwa rola odrębnego administratora operacji płatniczej
SMSAPI.pl wysyłka SMS, jeżeli włączona numery telefonów, treść wiadomości Polska/UE według umowy dostawcy
Resend, Inc. wysyłka e-mail, jeżeli włączona adresy e-mail, zminimalizowana treść wiadomości USA; SCC, ocena transferu i środki uzupełniające przed aktywacją
Anthropic PBC opcjonalne generowanie treści AI treść promptu bez danych szczególnych i danych dzieci USA; właściwy mechanizm transferu i ocena przed aktywacją
GitHub repozytorium kodu, bez danych członków kod i zgłoszenia bez danych produkcyjnych nie jest subprocesorem danych Klubu przy przestrzeganiu zakazu PII

Załącznik nr 3 - Retencja

Kategoria Retencja rekomendowana
dane aktywnych zawodników i opiekunów czas członkostwa / korzystania przez Klub
dane byłych zawodników według decyzji Klubu i podstaw prawnych; zalecana anonimizacja danych zbędnych
dane rozliczeniowe składek i płatności do upływu terminów wymaganych prawem podatkowym i rachunkowym, liczonych zgodnie z właściwym przepisem
wyniki sportowe okres ustalony po teście równowagi; przegląd potrzeby co 3 lata, bez automatycznej retencji bezterminowej
wizerunek do wycofania zgody lub końca celu publikacji, według polityki Klubu
zgłoszenia kandydatów np. 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że osoba dołączy do Klubu
logi serwera i audytowe do 12 miesięcy od zapisu; dłużej tylko dla konkretnego incydentu lub roszczenia
pliki migracyjne do 30 dni po odbiorze migracji, chyba że Strony uzgodnią inaczej
backupy do 30 dni w cyklu rotacji; bez aktywnego wykorzystywania

Załącznik nr 4 - Migracja danych

  1. Źródła danych: Excel, stara baza lub strona (np. MySQL/WordPress), pliki CSV, zdjęcia, dokumenty lub inny system, wskazane przez Klub przy zleceniu migracji.
  2. Zakres importu: zawodnicy, opiekunowie, grupy, wyniki, zawody, galerie, dokumenty, płatności, aktualności, w zakresie uzgodnionym przy zleceniu.
  3. Dane wyłączone z importu: uzgadniane indywidualnie przy zleceniu migracji.
  4. Termin przekazania danych przez Klub: uzgadniany przy zleceniu; Klub przekazuje komplet danych oraz niezbędne dostępy.
  5. Termin wykonania migracji: uzgadniany przy zleceniu, liczony od przekazania kompletnych danych i dostępów.
  6. Odbiór migracji: 14 dni na weryfikację.
  7. Poprawki w cenie: jedna tura poprawek błędów importu w cenie usługi migracji.
  8. Dodatkowe prace poza zakresem są wyceniane osobno.

Załącznik nr 5 - Plany i ceny

Ceny zgodnie z aktualnym cennikiem KlubOS (klubos.pl/cennik). Płatność miesięczna lub roczna (rocznie = 2 miesiące gratis):

Wszystkie funkcje Usługi są dostępne w każdym progu; próg wyznacza wyłącznie limit aktywnych zawodników oraz cenę.

Próg (limit zawodników) Cena Zakres
do 40 99 zł / mc (999 zł / rok) pełny zakres funkcji
do 120 249 zł / mc (2 490 zł / rok) pełny zakres funkcji
bez limitu zawodników 449 zł / mc (4 490 zł / rok) pełny zakres funkcji
sieć klubów / wiele sekcji indywidualnie pełny zakres funkcji + dedykacje, SLA

Migracja danych: 899 zł jednorazowo (opcjonalny dodatek zamawiany przy zakupie); większe lub niestandardowe wdrożenia: wycena indywidualna zgodnie z ofertą zaakceptowaną przez Klub.

Podstawy prawne uwzględnione w projekcie

  • RODO, w szczególności art. 28, 32, 33, 35.
  • Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  • Rozporządzenie UE 2022/2065, Digital Services Act, w zakresie hostingu treści.
  • Kodeks cywilny.
  • Przepisy podatkowe i rachunkowe w zakresie dokumentów rozliczeniowych.
  • Przepisy dotyczące ochrony małoletnich, jeżeli Klub korzysta z modułów safeguarding.

Wersja / aktualizacja: 2026-07-12

Pytania do warunków współpracy: lukasz.czechowski@klubos.pl

← Wszystkie dokumenty