Ile realnie zajmie mi wdrożenie KlubOS?

Około 6-8 godzin Twojej pracy, rozłożonych na trzy tygodnie, w kawałkach po 30-60 minut. Kalendarzowo: trzy tygodnie od dostępu do pierwszego naliczenia składek. Najwięcej czasu zjadają dwie rzeczy: doprowadzenie arkusza z zawodnikami do jednego pliku i uzupełnienie kontaktów do opiekunów.

Czy muszę zmieścić się w trzech tygodniach?

Nie. Kolejność kroków ma znaczenie, tempo nie. Każdy krok karmi następny, ale możesz robić je przez dwa miesiące. Trial 14 dni spokojnie wystarcza na dzień pierwszy i cały pierwszy tydzień, czyli na sprawdzenie systemu na własnej bazie.

Czy muszę przepisywać zawodników ręcznie?

Nie. W panelu jest import z pliku CSV: wgrywasz arkusz, wskazujesz, która kolumna to nazwisko, grupa i kontakt do rodzica, resztę robi system. Brakujące grupy tworzą się same. Jeśli arkusz jest w rozsypce, przenosimy bazę za Ciebie: 899 zł jednorazowo, w Programie Klubu Założycielskiego gratis.

Kiedy rodzice zobaczą system?

W trzecim tygodniu, nie wcześniej. Zaproszenia wysyłasz dopiero wtedy, gdy grupy, grafik, plany opłat i dokumenty prawne są gotowe. Rodzic, który zaloguje się do pustego grafiku, drugi raz już nie wejdzie.

Czy mogę zacząć w środku sezonu?

Tak i to jest typowy przypadek. Zawodników wprowadzasz importem, zaległości z poprzedniego systemu wchodzą jako jednorazowe saldo otwarcia i od razu widać, kto ile jest winien. Frekwencja startuje od pierwszego treningu w KlubOS. Historii obecności nie przenosimy.

Co, jeśli utknę w połowie?

Masz trzy wyjścia w tej kolejności: ekran Ustawienia → Gotowość klubu pokazuje, czego brakuje; instrukcja obsługi ma 118 rozdziałów z realnymi ścieżkami w panelu; wsparcie odpowiada e-mailem i telefonem w godzinach pracy. W praktyce pierwsze dwa wystarczają w większości sytuacji.

Wdrożenie

Ile godzin Twojej pracy zajmie uruchomienie klubu

„Kilka dni" to odpowiedź na inne pytanie. Prezes nie pyta o kalendarz, tylko o własny czas, bo wdrożenie i tak wciśnie się między treningi, zawody i pracę zawodową. Poniżej rozpisane co do kroku: co robimy my, co musisz zrobić Ty i ile Ci to realnie zajmie.

6-8 h

Tyle Twojej pracy od zera do pierwszego naliczenia składek

45 min

Pierwszy dzień: dane klubu, konto bankowe, sale

3 tygodnie

Kalendarzowo, w kawałkach po 30-60 minut, we własnym tempie

Plan poniżej jest przepisany z instrukcji obsługi, którą dostajesz razem z systemem: sekcje „Pierwsze uruchomienie" i „Pierwsze 30 dni". Zobacz w instrukcji →

Podział pracy w skrócie

Etap	Co robimy my	Co robisz Ty	Twój czas
Dzień 1	Klub, panel i strona stoją od razu po założeniu konta. Nic nie instalujesz i na nic nie czekasz.	Dane klubu, logo, numer konta, sale i lokalizacje.	ok. 45 minut
Tydzień 1	Jeśli zlecisz migrację, przejmujemy Twój arkusz w takim stanie, w jakim jest, i wgrywamy bazę za Ciebie.	Grupy treningowe, grafik, import zawodników z pliku.	2-3 godziny
Tydzień 2	Odpowiadamy na pytania e-mailem i telefonem w godzinach pracy. Na tym etapie pytań jest najwięcej.	Opiekunowie, plany opłat, konta dla trenerów.	ok. 2 godziny
Tydzień 3	Dostajesz gotową kartkę dla rodzica do wydruku. Nie musisz pisać instrukcji od zera.	Dokumenty prawne, zaproszenia do Strefy Rodzica, pierwsze naliczenie.	ok. 1,5 godziny

Dzień 1: Fundament klubu

ok. 45 minut

Jedno posiedzenie. Po nim klub w systemie ma nazwę, barwy, adres i konto, na które da się zapłacić.

Co robisz Ty

Dane klubu, logo, NIP, numer konta
20 min
Strona i marketing → Klub i marka
Numer konta trafia potem na wezwania, kod QR przelewu i fakturę. Bez niego rodzic dostaje przypomnienie, z którego nie da się zapłacić. To najczęstszy błąd pierwszego dnia.
Sale i lokalizacje
10 min
Dziś w klubie → Sale i lokalizacje
Dopisz każde miejsce, w którym prowadzisz zajęcia. Grafik i wszystkie filtry lokalizacji opierają się na tym słowniku, więc dorabianie go później oznacza poprawianie grafiku.
Sprawdź ekran kontrolny
5 min
Ustawienia → Gotowość klubu
Lista tego, co masz gotowe, i tego, czego brakuje. To jest Twój licznik postępu przez całe wdrożenie. Wracaj do niego co kilka dni.

Co robimy my

Konto zakładasz sam na /wyprobuj i w minutę masz działający panel oraz stronę klubu pod adresem [nazwa].klubos.pl. Własną domenę podpinamy razem, kiedy zechcesz. To nie blokuje startu.

Tydzień 1: Struktura i baza zawodników

2-3 godziny

Najgrubszy etap i jedyny, który da się z Ciebie zdjąć w całości.

Co robisz Ty

Grupy treningowe
30-45 min
Zawodnicy → Grupy
Nazwa, limit miejsc, próg rentowności. Limit i próg sterują kolorami na liście grup. Bez nich nie zobaczysz, która grupa przestała się spinać.
Grafik treningów
30 min
Dziś w klubie → Grafik treningów
Dni, godziny, sala. Grafik wyznacza okno check-inu kodem QR, „najbliższy trening" na stronie klubu i godziny w formularzu zapisu, czyli trzy rzeczy naraz.
Import zawodników z pliku
15 min + przygotowanie pliku
Zawodnicy → Import z pliku (CSV)
Sam import to kilka minut: wgrywasz plik, panel zgaduje kolumny, podgląd pokazuje, co wejdzie. Reszta czasu to doprowadzenie arkusza do jednego pliku. To jest ta część, którą można zlecić.

Co robimy my

Migracja danych: 899 zł jednorazowo, w Programie Klubu Założycielskiego gratis. Przejmujemy arkusz w takim stanie, w jakim jest: kilka zakładek, nazwiska w jednej kolumnie, dwa systemy naraz. Wtedy z tego etapu zostają Ci same grupy i grafik, czyli około godziny.

Co dokładnie przenosimy →

Tydzień 2: Ludzie i pieniądze

ok. 2 godziny

Tu wychodzi, czego w Excelu nie było. Zwykle brakuje połowy adresów e-mail do rodziców. To normalne i nie blokuje startu.

Co robisz Ty

Opiekunowie: adresy i telefony
45-60 min
Zawodnicy → Opiekunowie
To warunek wszystkiego, co dalej: zaproszeń do Strefy, przypomnień o składce, kontaktu przy odwołanym treningu. Rodzicom, których adresu nie masz w kartotece, panel wydrukuje kody dostępu: rodzic zakłada konto własnym adresem e-mail i wpisuje kod.
Plany opłat i przypisanie hurtem
30 min
Finanse → Plany opłat
Załóż plany, potem filtr grupy → zaznacz → „Przypisz plan". Sprawdź podgląd naliczania, ale jeszcze nie naliczaj. Naliczenie idzie w trzecim tygodniu, po dokumentach.
Konta dla kadry
15 min
Ustawienia → Użytkownicy i role
Zaproś trenerów z rolą Trener i przypisz ich do grup. Trener widzi swoje grupy, nie całą kasę klubu.
Pierwsze obecności
0 min (robi trener)
Dziś w klubie → Obecności
Niech trenerzy odhaczają od pierwszego treningu. To jedyny sposób, żeby dziennik miał sens od początku. Twojego czasu: zero. To kilkanaście sekund pracy trenera na sali.

Co robimy my

Na tym etapie pytań jest najwięcej: od progów rentowności po zniżki rodzinne. Odpowiadamy e-mailem i telefonem w godzinach pracy; w planie Duży klub priorytetowo. Instrukcja odpowiada na większość z nich szybciej niż my.

Tydzień 3: Rodzice

ok. 1,5 godziny

Dopiero teraz włączasz rodziców. Wcześniej zobaczyliby pusty grafik i składki bez planu i drugi raz już by nie weszli.

Co robisz Ty

Dokumenty prawne
20 min
Ustawienia → Dokumenty prawne
Wygeneruj politykę prywatności, regulamin płatności i zgody. Rodzic akceptuje je przy pierwszym logowaniu, więc zgody zbierają się same, bez obiegu papieru na sali.
Zaproszenia do Strefy Rodzica
15 min
Zawodnicy → Opiekunowie
Filtr „Bez zaproszenia" → zaznacz → wyślij. Dla filtra „Bez e-maila" wydrukuj kody i rozdaj na najbliższym treningu. Rodzic zakłada konto swoim adresem e-mail, wpisuje kod i ma dziecko w Strefie.
Pierwsze naliczenie składek
30 min
Finanse → Należności → Nalicz składki
Podgląd, sprawdzenie pominięć, dopiero potem naliczenie. Pominięcia to zwykle zawodnicy bez przypisanego planu. Lepiej znaleźć ich tutaj niż przez telefon od rodzica.
Powiedz rodzicom, co się zmienia
20 min
Komunikacja → Wysyłka wiadomości
Jedna wiadomość: gdzie teraz płacą, gdzie widzą obecności, gdzie zgłaszają nieobecność. Do wydruku jest gotowa jednostronicowa kartka dla rodzica. Nie pisz jej od nowa.

Co robimy my

Kartka dla rodzica jest gotowa i utrzymywana przez nas: jedna strona, wersja do druku bez naszych ramek, do rozdania na pierwszym treningu.

Instrukcja dla rodzica →

Nie włączaj windykacji w pierwszym miesiącu

Dopóki nie masz pewności, że wszystkie wpłaty są zaksięgowane, automat wyśle monity do ludzi, którzy zapłacili. To najgorsze możliwe pierwsze wrażenie z nowego systemu i jedyny błąd wdrożenia, który wraca do Ciebie telefonami od rodziców. Przypomnienia przed terminem włącz od razu, windykację miesiąc później.

Po pierwszym miesiącu: celowo zostawione na później

To nie jest lista zaległości. To rzeczy, które lepiej włączyć wtedy, gdy dane w systemie są już pewne. Klub działa bez nich normalnie od pierwszego dnia.

Pierwszy wyciąg bankowy

Import pliku z banku i przypisanie wpłat. Pierwszy raz robi się go z ciekawością: widać, ile wpłat dopasowało się samo po tytule przelewu.

Płatności online (Przelewy24)

Konfiguracja, test w trybie testowym, włączenie. Do tego momentu rodzic płaci przelewem z kodem QR i wszystko działa.

Automaty

Zacznij od przypomnień przed terminem i rachunków po wpłacie. To dwa najbezpieczniejsze automaty w systemie.

Windykacja

Włącz miesiąc później (powód poniżej). To jedyny punkt, w którym pośpiech naprawdę kosztuje.

Czego NIE musisz mieć, żeby zacząć

Nie musisz mieć własnej domeny: klub od pierwszego dnia stoi pod adresem [nazwa].klubos.pl, własną podepniesz kiedykolwiek.
Nie musisz mieć włączonych płatności online: rodzic zapłaci przelewem z kodem QR, a klub i tak zobaczy wpłatę po tytule.
Nie musisz mieć w kartotece kompletu adresów rodziców: rodzic, którego adresu nie znasz, dostaje kod dostępu i zakłada konto własnym adresem e-mail.
Nie musisz czekać na koniec sezonu: start w środku sezonu jest normalny, zaległości z poprzedniego systemu wchodzą jako saldo otwarcia.
Nie musisz zbierać zgód na papierze: rodzic akceptuje je przy pierwszym logowaniu do Strefy.
Nie musisz mieć w klubie osoby od komputerów: każdy krok wyżej to formularz, a nie konfiguracja.

Pytania, które padają najczęściej

Ile realnie zajmie mi wdrożenie KlubOS?: Około 6-8 godzin Twojej pracy, rozłożonych na trzy tygodnie, w kawałkach po 30-60 minut. Kalendarzowo: trzy tygodnie od dostępu do pierwszego naliczenia składek. Najwięcej czasu zjadają dwie rzeczy: doprowadzenie arkusza z zawodnikami do jednego pliku i uzupełnienie kontaktów do opiekunów.
Czy muszę zmieścić się w trzech tygodniach?: Nie. Kolejność kroków ma znaczenie, tempo nie. Każdy krok karmi następny, ale możesz robić je przez dwa miesiące. Trial 14 dni spokojnie wystarcza na dzień pierwszy i cały pierwszy tydzień, czyli na sprawdzenie systemu na własnej bazie.
Czy muszę przepisywać zawodników ręcznie?: Nie. W panelu jest import z pliku CSV: wgrywasz arkusz, wskazujesz, która kolumna to nazwisko, grupa i kontakt do rodzica, resztę robi system. Brakujące grupy tworzą się same. Jeśli arkusz jest w rozsypce, przenosimy bazę za Ciebie: 899 zł jednorazowo, w Programie Klubu Założycielskiego gratis.
Kiedy rodzice zobaczą system?: W trzecim tygodniu, nie wcześniej. Zaproszenia wysyłasz dopiero wtedy, gdy grupy, grafik, plany opłat i dokumenty prawne są gotowe. Rodzic, który zaloguje się do pustego grafiku, drugi raz już nie wejdzie.
Czy mogę zacząć w środku sezonu?: Tak i to jest typowy przypadek. Zawodników wprowadzasz importem, zaległości z poprzedniego systemu wchodzą jako jednorazowe saldo otwarcia i od razu widać, kto ile jest winien. Frekwencja startuje od pierwszego treningu w KlubOS. Historii obecności nie przenosimy.
Co, jeśli utknę w połowie?: Masz trzy wyjścia w tej kolejności: ekran Ustawienia → Gotowość klubu pokazuje, czego brakuje; instrukcja obsługi ma 118 rozdziałów z realnymi ścieżkami w panelu; wsparcie odpowiada e-mailem i telefonem w godzinach pracy. W praktyce pierwsze dwa wystarczają w większości sytuacji.

Pełna instrukcja obsługi panelu: klubos.pl/instrukcja (118 rozdziałów, w tym pierwsze uruchomienie i początek sezonu).

Pierwszy dzień wdrożenia możesz zrobić dziś

Trial trwa 14 dni i nie wymaga karty. To dokładnie tyle, ile potrzeba na dzień pierwszy i cały pierwszy tydzień, na własnej bazie zawodników.

Załóż klub na 14 dni Przeniesienie danych z Excela