Jak rozliczyć KlubOS w dotacji

Nie każda dotacja pozwala zapłacić za system do prowadzenia klubu. Sprawdziliśmy regulaminy, katalogi kosztów i FAQ operatorów na 2026 rok. Poniżej to, co z nich wynika, z numerem punktu przy każdym twierdzeniu.

W skrócie

KlubOS i stronę klubu można opłacić z dotacji NIW w programie PROO, priorytet 1a (FAQ wymienia „opłaty licencyjne, np. koszt licencji oprogramowania” i „założenie i obsługa strony internetowej”), a w części konkursów gmin zależy to od ogłoszenia. Nie przejdzie w Rządowym Programie KLUB (wynagrodzenia, sprzęt, obozy) ani w KLUB PRO (zamknięta lista kosztów funkcjonowania), poza wydzieloną zakładką programu na stronie klubu. Pozycję trzeba wpisać do kosztorysu przed podpisaniem umowy, rozdzielić na fakturze stronę i system, zafakturować w okresie realizacji zadania i nie rozliczać drugi raz w innej dotacji.

Gdzie to możliwe

Dotacja NIW, program PROO, priorytet 1a (rozwój instytucjonalny)

To jedyny z zbadanych programów, w którym system dla klubu jest wymieniony wprost. W FAQ programu wśród kosztów kwalifikowalnych stoją „opłaty licencyjne - np. koszt licencji oprogramowania” oraz „założenie i obsługa strony internetowej”, a katalog kosztów jest otwarty i nie ma limitu procentowego. Ścieżka 1 to dotacja od 30 000 do 50 000 zł. Wydatek musi służyć „podnoszeniu standardów pracy i zarządzania organizacją”, więc w uzasadnieniu opisz, co system zmienia w pracy klubu: składki, obecność, kontakt z rodzicami.

Źródło: FAQ PROO 1a 2026, pkt 43 i 45; Podręcznik dla Wnioskodawców PROO 2026, pkt 6.4

Dotacja NIW, program NOWEFIO

W kosztach obsługi zadania program dopuszcza „koszty zakupu programów, licencji niezbędnych do obsługi zadania” (do 25% dotacji). Minimalna dotacja w programie to 100 000 zł, więc dla małego klubu bywa to droga okrężna.

Źródło: FAQ NOWEFIO 2026, pkt 46, 58 i 59

Konkursy gmin i miast

Zależy od ogłoszenia, dlatego czytaj swoje. We Wrocławiu koszty administracyjne zadania obejmują pozycję „inne, wynikające ze specyfiki zadania” (limit 25%), a osobno „promocję” (limit 15%): do kosztorysu można wpisać system do ewidencji uczestników i stronę zadania, a komisja oceni, czy to koszt zadania. W Gdańsku dopuszczone są „koszty pośrednie, uzasadnione realizacją zadania”, do 5% wartości projektu i nie więcej niż 5 000 zł. Warszawa pozwala opłacić z dotacji tylko „przygotowanie landing page” i „promocję w internecie” (do 5% dotacji), a obsługę administracyjną wyłącznie jako koszty osobowe, więc abonamentu na system tam nie ma.

Źródło: Wrocław, ogłoszenie 01.06.2026/4350; Gdańsk, szczegółowe warunki konkursowe (zarządzenie 2132); Warszawa, ogłoszenie do zarządzenia 600/2026

Gdzie to nie przejdzie

Rządowy Program KLUB

Finansuje trzy rzeczy: wynagrodzenia szkoleniowców, sprzęt sportowy i obozy. Oprogramowania w zakresie programu nie ma.

Źródło: Regulamin Rządowego Programu KLUB 2026, § 4 ust. 2

KLUB PRO (Fundacja LOTTO)

Koszty funkcjonowania klubu to zamknięta lista: media w siedzibie klubu, sprzęt i materiały biurowe, obsługa księgowa zadania i podróże na szkolenia organizowane w programie. System do prowadzenia klubu się w niej nie mieści. W promocji można sfinansować „dedykowaną zakładkę o programie KLUB PRO”, a przedłużenie i utrzymanie domeny nie jest kosztem kwalifikowanym. Z KlubOS może więc wejść do rozliczenia najwyżej wykonanie i prowadzenie samej zakładki programu, jako osobna pozycja na fakturze.

Źródło: Katalog kosztów 2026, s. 5; pytania z webinarium 08.05.2026, cz. 4 pkt 1 i 4, cz. 5 pkt 1

Jak to zrobić dobrze

1
Wpisz pozycję do kosztorysu przed podpisaniem umowy
Wydatek, którego nie ma w zatwierdzonej kalkulacji, nie przejdzie. Koszty poniesione przed zawarciem umowy dotacyjnej są w konkursach, które sprawdziliśmy, niekwalifikowane, więc abonament opłacony z góry przed umową nie wejdzie do rozliczenia.
2
Rozdziel na fakturze stronę i system
Strona internetowa to promocja, system do ewidencji uczestników, obecności i składek to obsługa administracyjna albo rozwój instytucjonalny. Dwie pozycje na fakturze odpowiadają dwóm różnym kategoriom kosztorysu. Na życzenie wystawiamy fakturę z dwiema pozycjami. Opis ma odpowiadać temu, co klub faktycznie dostaje.
3
Faktura i usługa w okresie realizacji zadania
W PROO dokument księgowy musi być wystawiony w terminie realizacji zadania i w roku, w którym poniesiono wydatek. Abonament roczny rozbij na okresy albo poproś o fakturowanie za miesiące objęte zadaniem. Opis dokumentu zrób zgodnie z umową dotacyjną.
4
Wpisz proporcję, nie cały abonament
System obsługuje cały klub, a dotacja zwykle jedno zadanie. Samorządy odrzucają koszty „bieżącej działalności oferenta”, więc bezpieczniej wpisać część abonamentu, która dotyczy zadania, i uzasadnić ją liczbą grup i uczestników zadania.
5
Nie rozliczaj tego samego abonamentu w dwóch dotacjach
Zakaz podwójnego finansowania obowiązuje we wszystkich zbadanych programach. Jedna faktura, jedno źródło dofinansowania. Rabaty i okres gratis muszą być widoczne na fakturze jako rzeczywista cena, bo faktury kompensacyjne i barterowe nie są akceptowane.

Klub, który nie odlicza VAT, rozlicza wydatek w kwocie brutto. Decyduje treść Twojego ogłoszenia i umowy dotacyjnej. Stan dokumentów sprawdzony 30.10.2026; terminy i limity mogą się zmienić.

Dokumenty, na których oparliśmy stronę

Szukasz programów i terminów naborów? Zobacz przegląd dotacji dla klubów sportowych.

Pytania o rozliczenie KlubOS w dotacji

Czy KlubOS można opłacić z dotacji?

To zależy od programu. W dotacjach NIW (PROO, priorytet 1a) licencja oprogramowania i strona internetowa są wymienione wśród kosztów kwalifikowalnych. W niektórych konkursach gmin da się wpisać system do kosztorysu, w Rządowym Programie KLUB i w KLUB PRO abonament systemu nie jest kosztem kwalifikowanym. Zawsze rozstrzyga ogłoszenie konkursu i umowa dotacyjna.

Ile można przeznaczyć z dotacji na oprogramowanie?

W PROO 1a nie ma limitu procentowego, ale wydatek musi być uzasadniony rozwojem instytucjonalnym. W Gdańsku koszty pośrednie to najwyżej 5% wartości projektu i 5 000 zł, we Wrocławiu koszty administracyjne do 25%, a promocja do 15% dotacji, w Warszawie promocja (w tym landing page) do 5% dotacji.

Czy można opłacić KlubOS z KLUB PRO?

Abonament jako całość nie jest kosztem kwalifikowanym KLUB PRO. Katalog kosztów dopuszcza w promocji dedykowaną zakładkę o programie na stronie klubu, bez utrzymania domeny. Taką usługę można wydzielić jako osobną pozycję na fakturze.

Czy wystawiacie fakturę z podziałem na stronę i system?

Tak, na życzenie wystawiamy fakturę z dwiema pozycjami: stroną internetową klubu i systemem do ewidencji uczestników, obecności i rozliczeń składek. Opis dopasujemy do wymagań umowy dotacyjnej.

Do kiedy trwa nabór w PROO 1a?

Według materiałów NIW nabór trwa do wyczerpania środków, najpóźniej do 30.11.2026, a ocena wniosków odbywa się na bieżąco. Sprawdź aktualny stan na stronie niw.gov.pl, bo budżet może się wyczerpać wcześniej.

Masz konkretne ogłoszenie konkursu?

Napisz, o który program chodzi. Pomożemy ułożyć opis pozycji do kosztorysu i fakturę zgodną z umową dotacyjną. Albo wypróbuj KlubOS przez 14 dni i zobacz, co dokładnie wpisujesz do wniosku.

Napisz do nas Wypróbuj za darmo przez 14 dni